День третий. Уборка мейла.
Всем привет,
У меня за окном льет тропический ливень, раннее утро, а на столе чашечка горячего чая)
Сегодня мы поговорим про чистку мейла. Я пользуюсь почтовой службой gmail.com. В день я получаю от 50 до 100 мейлов, но у меня в них полный порядок). В джимейл существуют так называемые лейблы (теги), но они так же являются названием папок. Каждому мейлу можно проставить несколько лейблов и он автоматически будет храниться сразу в нескольких папках.
Все сказанное ниже применимо и к любой другой почте. Просто заменяйте слово лейбл- словом папка)
Правильное название лейблов помогло мне полностью избавиться от проблемы классифицированная и вовремя стирать не нужные мейлы. Я взяла за правило не ставить больше одного лейбла к каждому мейлу, хотя раньше это и было удобно, но сейчас только доставляет хлопоты. Вот как выглядят мои лейблы (папки) с письмами.
Мои правила уборки
1. Я стараюсь отвечать на мейлы только два раза в неделю (на все письма посылается автоматический ответ с информацией по каким дням я отвечаю на письма и получатель заранее может спланировать когда он получит мой ответ.)
2.у меня есть папка I do - туда я перетаскиваю все важные мейлы, мейлы которые я послала, но на которые жду ответ (если он не приходит я всегда помню, что нужно послать еще одно напоминание). А так же приглашения на события, которые нельзя пропустить.
3. Расхламляю я по вторникам и воскресеньям- в остальное время почту открываю только на 15 минут вечером- на случай экстренно важного послания. В дни уборки - первым делом удаляется весь спам и письма которые явно не нужно читать.
Все регистрационные письма (после регистраций на сайтах) сразу же отправляются в папку с лейблом "регистрация".
4. комментарии жж
Все комментарии жж, фейсбука и других сайтов автоматически перенаправляются (легко включается в настройках) в отдельную папку лейбл.
На комментарии в жж я отвечаю просто- открываю сообщение и ставлю на нем галочку, потом на всех сообщениях с комментариями к той же странице- тоже ставлю галочки- открываю эту страницу жж и отвечаю уже в ней, а сообщения удаляю не читая. В итоге я просто открываю пару страниц в жж и 10 минут отвечаю на комментарии. Данную папку/лейбл стараюсь очистить до конца.
5. у меня выведены только самые важные папки/лейблы,
все остальные скрыты- скрыть их очень легко в функции настройки. Вот мои скрытые лейблы/папки
6. под каждый емкий проект создается отдельный лейбл/папка и все мейлы касающиеся него- скидываются туда.- это позволяет мне всегда иметь резервную копию проекта, даже если он закончился два года назад.
7, на данный момент на моей почте в районе 3900 мейлов- но я их совершенно не ощущаю- все они в правильных папочках и садержат только нужную информация, которую легко найти поиском.
8. специальные функции джимейла:
-для особо важных мейлов - около них можно поставить звездочки.
-также у джимейла целый ряд услуг для разгребания мейлов- которыми вы можете начать пользоваться. Например те мейлы, которые вы открывайте часто будут стоять первыми, так же как и мейлы которые вы особенно ждете. Можно так же наставить автоматическое перенаправление в спам и использовать целый ряд значков.
вот обучающее видео на эту тему:
http://www.youtube.com/watch?v=5nt3gE9dGHQ
9. кроме всего этого мне нравятся джимейловские человечки которые резвятся в почтовом ящике)
10. итак главные идеи, которые можно почерпнуть из этого поста
-создание интересного названия папок для легкой классификации мейлов
-создание отдельной папки для комментариев с включенным перенаправлением всех комментариев туда
-использование значков для пометки особо важных мейлов
-рабор мейлов по 15 минут каждый день, а особо активный два раза в неделю по часу (например вторник и воскресенье вечером)
-создание отдельной папки под каждый новый проект
chegirl