Две комнаты про конвенты: орги vs участники.

[estedan]

Оригинал взят у tomka_in в Две комнаты про конвенты: орги vs участники.
Итак, выкладываю записи с прошедших в Коврове "Двух комнат".

Две комнаты про конвенты: орги vs участники.
Прошу учитывать, что речь идет не про какой-то конкретный конвент. Имеются в виду ошибки, встречающиеся на конвентах в целом.
Группа первая, которую вел Саша Минкин, начинала с претензий участников к оргам. Во втором раунде орги предлагали свои решения обозначенных проблем. Вот как это выглядело:

1. Плохое расписание, плохая схема, не подписано, кто ведет, расписание «плывет».

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:
 - интерактивное расписание цифровое на конвенте с возможностью прочитать анонс;
 - внятная «легенда» цветовое или символьное обозначение потоков и направлений, с прилагаемой расшифровкой рядом с расписанием;
«захват конвента» (термин с Зиланта, означающий, что человек заранее, еще до конвента может через сайт составить свое расписание, куда ему было бы интересно сходить, причем делает это автоматизированным способом), как только формируется расписание, человек может изучить пересечения и свободное время, которые у него получилось;;
сбор статистики через «захват», вычисление наиболее популярных расписаний, сбор статистики по посещению после конвента.

1. Нет детской комнаты, камеры хранения, уборки мусора.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:
Честно изначально писать что можем, что не можем.
Дойдя до определенного уровня пытаться сделать стратегический скачок, новое место проведения конвента,  другой формат и т.д.

1. Регистрация проходит долго, есть ошибки, некомфортно.
2. Плохо налажено питание, транспорт, поселение, не предоставлена информация по ним, нет необходимого оборудования для проведения мероприятий.
3. Невыполненные обязательства.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:
 - Научится четко отказывать, если чего-то нет или уже в это время занято.
- Просчитать логистику оборудования, помещения и тех. специалистов.
- Закрепить за каждым мероприятием куратора, который следит за исполнением всех обязательств с организационной стороны на всем протяжении подготовки и проведения проекта

1. Неквалифицированная охрана.
2. Центральные мероприятия, проводимые оргкомитетом, плохо организованы.
3. Лицо конвента? Заявленный формат?
4. Конвент для оргов, орги навязывают свое видение.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  обрисовка позиции каждой площадки, куратор.
-Четко обрисовывать позиции каждой площадки, стараться не допускать разночтений (если не хотите словесных презентаций, так и надо писать)
- куратор, который попытается найти баланс между видением орг.комитета и участника.

1. Плохое информационное обеспечение, нет обратной связи.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  изучать; привлекать людей-специалистов в информационной сфере, куратор.
  - Изучать современные методы подачи информации, привлекать специалистов в информационной сфере и веб-дизайнеров.
 - куратор, который ответственный за конкретное мероприятие.

1. Нет фейсконтроля.
2. Очень плохое медобеспечение.
3. Неподобающее поведение оргкомитета.

Группа вторая, которую вела я,  высказывала претензии оргов к участникам, во втором раунде участники отвечали.

1. Мероприятия заявляют в последний момент

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  соблюдать объявленный дедлайн.
- в последний же момент присылают взносы и личные заявки
ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  дифференцировать взнос по размеру в зависимости от времени подачи.
- при этом требуют ресурсы (время в расписании, место проведения)
ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  соблюдать приоритет в расписании и снабжении ресурсами по дедлайну и в зависимости от времени подачи заявок.

1. Не пишут анонсы к мероприятиям; пишут плохие анонсы, не шлют картинок, название мероприятия часто не отражает его сути.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  четкий вижн анонсов от оргов, ТЗ, формат; выделить специального человека по работе с заявителями мероприятий; картинки сделать обязательным полем в заявке мероприятия
3.  Считают деньги конвента публично, распускают слухи, создают негативный образ конвента.
ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  прозрачность бухгалтерии; игнорировать недоброжелателей и не кормить троллей; создание лояльности к конвенту и его положительного образа силами участников.

1. Нелегальщина (гости остаются после положенного времени)

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  повышение лояльности к конвенту силами участников (когда вот ты лично говоришь бухому Васе, что тебе не нравится, что он бухает); брать залог с гостей; групповая ответственность (нашли нелегала в комнате - наказываем всю комнату); легализовать нелегалов - дать людям возможность решить  на месте, что они остаются, предусмотреть некую схему для этого.

1. Не читают правила, нарушают правила, портят имущество, БУХАЮТ!

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  повышение лояльности; показывать своим примером (НАШИ за конвент); неравнодушие УЧАСТНИКОВ («Вам тут не рады!»); легализация барагоза в отдельных местах.

1. Пассивность: -  при организации мероприятий; - при участии в мероприятиях.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  награждать, хвалить прилюдно, поощрять, вводить плюшки.

1. Участники хотят кучу всего за маленький взнос, качают права,

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  четкая позиция оргов; бонусы активным участникам; базовый набор за одну сумму, всякие допы - за другую;
- проявляют потребительский подход.
ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  создавать противовес потребительскому подходу ; акцентировать внимание на том, что конвент - не услуга; формировать позитивный образ ролевого движения на добровольных началах; проявлять благодарность оргам.

1. Неуважение к работе оргов, к другим участникам (непунктуальность, задержки и сдвиги в расписании, не убрали мусор, сломали чужой антураж)

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  неравнодушие других участников; тайм-менеджер.

1. Смена требований в последний момент, уже на конвенте.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  четкая позиция оргов, не поддаваться.

1. Низкий уровень заявляемых мероприятий.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  составление рейтинга мероприятий и бонусы победившим в нем; разбор полетов после конвента; пост-продакшн.

1. Неготовность нести ответственность за свои поступки.

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  публиковать расходы по потерям и разрушениям; страхование ответственности (застраховать проведение мероприятия, то есть конвента); «косяк-менеджер» (специальный человек, к которому не страшно подойти и сказать, что ты что-то не то сделал и как это исправить).

1. Перекладывание ответственности на оргов (например, в вопросах здоровья).

ПРЕДЛОЖЕННЫЕ РЕШЕНИЯ:  призывать участников быть ответственными; подписывать отказ от ответственности на этапе подачи заявки (все взрослые люди)
Бонусные решения всех проблем - от участников:
- НЕ БЫТЬ МУДАКОМ!
- орги должны выработать идеальный образ участника и транслировать его
- участники готовы своими силами сделать «социальную рекламу» - например, ролики - для повышения той самой лояльности к конвенту.

Хочется продолжения обсуждения в комментах.