Написать эту небольшую инструкцию меня подвигла статья Василия Кислого (
http://www.odinvopros.ru/lib/kislyi_01.php) . В данной статье приведены основные тезисы автора с их наглядным практическим применением.
Хочу только предупредить, что статья автора содержит ненормативную лексику, но во многом она понятная, так как содержит практические советы, основанные на реальном опыте, а не на красивых теоретических выкладках.
Введение
Основные тезисы: Первое. Встает вопрос, зачем использовать программу, если есть ежедневник, блокнот? А именно потому, что бумажки с каракулями достаточно трудно организовать, обработать и держать во внимании перед собой. Затраты на содержание такой системы существенно выше экономии от ее применения. Необходимо максимально отойти от бумаги. В этом помогут компьютер, необходимая программа-органайзер и КПК (нечто среднее между телефоном и компьютером, подробности
здесь). КПК - необходимая вещь для деловых людей, которым приходится оперировать большим объемом данных, руководить сотрудниками, постоянно развиваться и не забывать об отдыхе. Это инструмент. Можно вспахать поле детской лопаткой, а можно комбайном.
Второе. В эффективном управлении своим времени, не умея:
- виртуозно управляться с КПК (можно для начала его приобрести или хотя бы подержать в руках КПК друзей, знакомых) - печатать слепым методом (
http://school.ergosolo.ru/profile не знаю, кончилась ли там акция, но можно прямо в Интернете бесплатно пройти обучение. Я прошел еще в 10 классе, не жалею до сих пор) - слушать mp3-записи книг по твоей профессии - умело орудовать компьютером: работать с электронной почтой, работать с офисными приложениями, ориентироваться в Интернете, Трудно добиться больших результатов. Поэтому есть с чего начать. Программа Leader Task (
http://www.leadertask.ru/ ) В описании Василия Кислого приведен пример использования программы Outlook. Я сам пользовался (и до сих пор пользуюсь отдельными компонентами программы), но в выборе именно этой программы для организации времени меня убедили: - стоимость - портабельность (или работа с флешки) - постоянное развитие проекта, хорошая техническая поддержка
Работа с программой Leader Task.
Инструкции по установке:
- Скачайте установочный файл с сайта http://www.leadertask.com/download/leader.exe
- Установите на флешку (для пущей безопасности в зашифрованный раздел)
- Запустив, откроется демо-проект. Вам необходимо создать новую базу данных, для этого Файл - создать - новый . На вопрос «Сохранить текущие данные» нажимаем - «нет»
Начнем ознакомление с основными компонентами программы, заодно настроим под наши нужды.
КАТЕГОРИИ.
Категории служат для классификации задач по какому либо признаку. В нашем же случае мы вводим основные операционные категории, которые позволят нам оперативно справляться с заданием. В большинстве случаев на роль категорий подходят виды Вашей профессиональной деятельности, увлечения (хобби), места в которых Вы чаще всего бываете. ПРАВИЛО: не создавать больше 5 категорий, иначе вам трудно будет ими оперировать. РЕКОМЕНДАЦИЯ: начните использовать предложенные категории, в ходе работы вы поймете, какие вам надо дополнительно
Создадим 5 категорий: ***ВХОДЯЩИЕ **НА ДЕНЬ ** ОТЛОЖЕННЫЕ *КОНТРОЛЬ >>МЕЧТЫ
Для этого
Выбираем вкладку Категории нажимаем правой кнопкой по полю навигатор и в появившемся меню выбрать Добавить
Вы - руководитель завода по исполнению задач, идей, проектов. Эти 5 категорий, как 5 цехов завод
***ВХОДЯЩИЕ В голову приходит много мыслей, свежих идей (которые потом вы можете просто потом не вспомнить). Все идеи, все задачи и просто мысли должны у вас собираться, как руда в бункере, в категории «***ВХОДЯЩИЕ». Из этого материала вы будете добывать золото. **НА ДЕНЬ Здесь после обработки останутся задачи, которые необходимо будет просто выполнить. Если бы было все так просто, то программа бы не понадобилась. Программа позволяет спланировать свой день, помогает расставить приоритеты. ** ОТЛОЖЕННЫЕ Здесь будут помещены все отложенные дела. Всего и сразу выполнить невозможно. Это ваш склад, за которым надо следить, чтобы дела не залежались *КОНТРОЛЬ Здесь отмечаются все дела, которые вы делаете не своими руками. Поручаете кому то дела, спрашиваете решение, отчеты или просто контролируете выполнение. Очень важная вещь, особенно для руководителя. >>МЕЧТЫ Это действительно место для ваших мечт. Чем чаще вы о них думаете, тем ближе вы становитесь к их исполнению. И неровен час, когда ваша задачи по реализации вашей мечты перейдет уже в задачи на день.
ПРОЕКТЫ Проекты - это большие задачи, которые имеют несколько параллельных разветвлений. Это дела, которые имеют конечную цель, сроки. Например «Построить дом», «организовать юбилей» и т.д.
Сейчас мы с вами создадим проект «ЯЯ-проект». Здесь будут храниться проекты, которые не имеют текущих задач (т.е. вы не знаете пока что делать дальше или просто пока не занимаетесь этим вопросом)
Для этого выбираем вкладку Проекты - правой кнопкой щелкаем по пустому полю окна Навигатор и нажимем Добавить. Название ЯЯ-проект.
КОНТАКТЫ
Чтобы не сидеть несколько часов и вколачивать данные используйте экспорт телефонной книги (если у вас КПК) или, чтобы не заморачиваться, вносите только те контакты, с которыми вам надо решать текущие задачи, так со временем у вас все появятся.
Для того чтобы добавить контакт выберите вкладку Контакты , в поле навигатора щелкните правой кнопкой мышки и выберите Добавить. Дальше заполняйте данные о человеке (тут есть и встроенная напоминалка о Днях Рождениях)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ЕЖЕДНЕВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
(распечатать и на стенку)
Это обязательный момент вашего дня, как почистить зубы
- ОБРАБОТКА СЕКТОРА ***ВХОДЯЩИЕ
Перепишите все с ваши временные записи из блокнотов, наберите мысли с вашего диктофона и обрабатывайте.
Обработка: - это определение точной формулировки выполнения задания. На первое место ставится глагол, а потом уже все остальные члены предложения «Подготовить доклад», «Посмотреть в Интернете..» и т.д.
- определение принадлежности задачи к проекту
- необходимый контакт для выполнения дела
- перевод из ***ВХОДЯЩИЕ в **НА ДЕНЬ
Примечание: Все записи, заметки и возникающие мысли занесите в соответствующие места ( к каждой задаче можно писать заметки, а так же в категории MAYBE можно завести БЛОКНОТ (ЕЖЕДНЕВНИК). Пишите все ваши самые смелые мечты, потом они приобретут форму и будут достойны для реализации.
ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!: ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи путем перевода их в **НА ДЕНЬ или уничтожения.
2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА **НА ДЕНЬ - последовательный просмотр и изменение текущих действий (перевод в *ОТЛОЖЕННЫЕ - если это дело вы не собираетесь делать сразу, *КОНТРОЛЬ - если вы дело передали человеку и теперь только следите за процессом)
3. В случае если в **НА ДЕНЬ экран заполнен не полностью (осталось место) - обработка *ОТЛОЖЕННЫЕ (Перевод в **НА ДЕНЬ или *ОТЛОЖЕННЫЕ) Помни: поскольку в *ОТЛОЖЕННЫЕ может скапливаться довольно большое количество действий, ты можешь выбрать бегло что-либо приемлемое для того, чтобы добить **НА ДЕНЬ. Что переносить - сердце подскажет. Только не надо пытаться построить для этого систему приоритетов или прочие хреновые системы - делай все быстро! Очень быстро!
4. ПРОСМОТР СЕКТОРА *КОНТРОЛЬ - там тоже могут быть изменение - в частности, когда дело выполнено - поставить галочку! Вот эта галочка - действительно стОящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе - ты действовал в этот раз максимально эффективно! Пишите комментарии по выполнению дел в заметках.
5. БЕГЛЫЙ ПРОСМОТР ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ. Дело в том, что, просматривая текущий проект, тебе надо видеть одновременно ВСЕ задачи, относящиеся к нему, в том числе и те, которые ты перенес на попозже. Если у тебя существует текущий проект, в котором нет НИ ОДНОЙ текущей задачи (либо их вообще там нет, либо они перенесены на более поздний срок), Удали его, а задачи, которые в него входили запихни в один общий проект под названием ЯЯ-ПРОЕКТЫ.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ПРИМЕР: чтобы перевести задание в другой сектор нужно нажать правой кнопкой и зайти в свойства (или нажать ALT+ENTER)
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
(распечатать и повесить на стенку)
1. ПОДРОБНЫЙ ПРОСМОТР СПИСКА ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ.
Вот это действительно анализ, планирование, вырабатывание стратегии и тактики. Если на практике, то все просто. Смотришь на список задач в выбранном проекте, систематизируешь их, добавляешь необходимый список задач, думаешь как распределить работу между сотрудниками и т.д.
Совет 1: не употреблять слова-паразиты: «исследовать», «развить», «оптимизировать» и т. д. Либо знаешь, что сделать конкретно сейчас, либо выделяешь себе конкретное время. Совет 2: если не знаешь первые три-четыре первых шага, то лучше вообще не начинать. Надо заняться сбором информации (спросить у того, кто знает)
2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА >>МЕЧТЫ
Эту категорию надо просто спокойно просматривать. Чтобы сбывались мечты о них надо ПОСТОЯННО думать. Таким образом выстраивается путь к достижению мечты. И не ровен час, когда некое действие из категории >>МЕЧТЫ перейдет в категорию **НА ДЕНЬ и начнется простой и веселый путь к СБЫЧЕ МЕЧТЫ
3. ПРОСМОТР ОБЩЕГО СПИСКА ПРОЕКТОВ.
Подпроекты проекта ЯЯ-ПРОЕКТЫ - это проекты, в которых нет текущих задач (или просто вы пока не думали об этом). Думайте, собирайте информацию, оформляйте и реализуйте проект.
4. ПОДСЧЕТ ВЫПОЛНЕННЫХ ЗАДАЧ.
Единственная возможность оценить что-то объективно - использовать ЧИСЛА. А именно показатели работы:
- Количество выполненных за неделю дел (галочки выполнено)
- Отношение количества дел, относящихся к проектам к общему количеству дел.
Создаем в категории >>МЕЧТЫ заметку Показатели эффективности (назвать можете как хотите) В ней пишем XX.XX - XX.XX - YY - ZZ - %% XX - дата начала и конца недели (31.08-6.09) YY - общее количество дел, выполненных за неделю ZZ - количество выполненных дел по проектам %% = ( ZZ / YY ) * 100% Например: 31.08-6.09 - 19 - 8 - 42%
5. ДНЕВНИКОВЙ ОБЗОР. Создаем заметку в категории >>МЕЧТЫ которая называется Дневниковый обзор . Здесь надо отметить свои победы за эту неделю. (Это не самоанализ, это закрепление и настрой на позитив) . Читайте его чаще, настраивайтесь на позитив.
Желаю больше записей в этом обзоре и действительно толковых!!! Удачи!!
P.S. Этот регламент является обязательным для выполнения. Иначе не будет результата.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. ПОДРОБНЫЙ ПРОСМОТР СПИСКА ТЕКУЩИХ ПРОЕКТОВ.
Для того чтобы посмотрить текущие задачи проекта надо просто выбрать Вкладку ПРОЕКТЫ и выбрать необходимый проект. Список задач отразится на панели задач.
2. ОБРАБОТКА СЕКТОРА >>МЕЧТЫ Выбирайте вкладку КАТЕГОРИИ в навигаторе . Выберите соответствующую категорию и список задач отобразится на панели задач
4. ПОДСЧЕТ ВЫПОЛНЕННЫХ ЗАДАЧ. Здесь вам поможет использование фильтра
Дальше сортируем задачи по выполнению: для этого нажимаем на галочку и таким образом все задачи формируются по выполнению.
Считайте все серенькие задачи (и записывайте в файл)
Чтобы посчитать количестве дел по проектам, настраиваем фильтр следующим образом - в фильтре выбираем все проекты которые ест у вас и так же считаем все выполненные задания
Затем УДАЛЯЕМ все сделанные задания (всю необходимую инфомрацию из заметок переписываем и сохраняем!!!
Спасибо за внимание! Надеюсь пригодится