Корпоративная этика и корпоративная почта

[flyer2001]

Заумные слова, да?  А ведь это просто степень организованности и самоорганизованности сотрудников компании.
Меня достало, как происходит общение между сотрудниками по электронной почте. И я думаю, что не одинок в этом вопросе, а происходит следующее:

• почту игнорируют, не отвечают вовремя, забывают сделать то, что там написано...
• лишние телодвижения: на почту перестаешь надеяться и приходится звонить, подтверждать или передавать сообщения лично
• проблемы с оформлением писем от коллег: невнятная тема письма;  не понятны детали и другие сопутствующие вопросы, - отсюда опять первые две проблемы.

И что с этим делать? Два варианта: стреляться или договариваться :)


ЗАЧЕМ ВСЕ ЭТО НУЖНО?
Да затем, что электронная почта внутри организации - это:

• надежный инструмент поручения заданий и контроля  их выполнения, органайзер
• средство оповещения о событиях (значимых и не очень)
• координация действий между сотрудниками и подразделениями

Если образно представить компанию, как слаженно работающий мотор, то организация средств связи между сотрудниками и подразделениями - это то, насколько крепко собран механизм, подтянуты ли все крепления, закручены ли все гайки. Иначе - все начинает болтаться и, в итоге, запчасти могут начать отваливаться либо весь движок заклинит в самый неподходящий момент.



Поэтому предлагаю провести "техническое обслуживание" мотора вашей организации и договориться с коллегами, составить несколько внутренних правил пользования электронной почтой:

1. Как составляется письмо? Тема, содержание, приоритет.




Тема должна отражать содержание письма. Используйте ТЕГИ:

•  Если вы ведете совместную работу по различным проектам, можно договориться, что вы, допустим,  в начале каждой темы письма по такому проекту будете ставить ТЕГИ, обозначающие проект. 
•  Точно так же вы можете использовать ТЕГИ, если в вашей организации достаточно часто повторяются одни и те же процессы: связаться с заказчиком, позвонить, отправить груз и другие...
• ТЕГИ помогут вам достаточно быстро "разгребать" почту используя фильтры

Содержание: ну тут все просто, пишите так, чтобы вас не переспрашивали, чтобы вся необходимая информация была указана в письме или были даны ссылки, где эту информацию можно было найти. Заявки в подразделения можно формализовать, разработав бланки (эти бланки можно хранить в черновиках) и использовать по мере необходимости.

Приоритет: Каждому письму можно ставить Важность (приоритет): Самая высокая, Высокая, Обычная, Низкая, Очень низкая

Договоритесь внутри организации, как вы будете использовать эти степени важности (приоритеты). Например:

• Самая высокая - ответ на такое письмо должен быть получен как только будет получено письмо (Использовать только в крайних, экстренных случаях)
• Высокая - ответ на это письмо должен быть обязательно получен в течение 2-3 часов (для важных событий, процессов)
• Обычная - в обычном порядке, ответ должен быть получен до окончания рабочего дня
• Низкая - оповещение о каких-то событиях (ответ не обязателен)
• Очень низкая - информация для общего ознакомления

2. Как часто проверяется почта? Срочность



Тут уже зависит от интенсивности работы вашей организации и конкретно вашего отдела. Но в любом случае  должны быть обговорены достаточно жесткие рамки, иначе степень доверия к почте, как к инструменту, пропадет: например раз в час, раз в 3 часа и т.д.

• настройте вашу почтовую программу проверять почту через определенный интервал времени.
• договоритесь: уведомлять письмом о получении или отправлять письма с просьбой уведомления о получении. Дальше действуйте согласно вашему регламенту (согласно приоритету, занятости и т.д.)
• используйте фильтрацию почты, чтобы максимально автоматизировать процесс "разгребания почты", а так же использования почтовой программы, как органайзера ( ссылка на статью)

Не смотря на приоритеты, приучите себя и своих коллег реагировать письма (особенно с высоким приоритетом, не только от начальства) или писать, когда этим вопросом вы сможете заняться, потому что вы - команда.

3. Оповещение сотрудников о своем статусе, рассылка.



 Вы можете договориться с вашими сотрудниками, особенно если общение по почте происходит достаточно интенсивно, что перед тем, как внезапно куда-то уехать - оправлять сообщение коллегам. Используйте списки рассылки, чтобы упростить этот процесс, а так же использовать эти списки, чтобы оповещать о значимых и общих моментах (чтобы все были в курсе).

Думаю, что многим эти вещи кажутся естественными, но вдруг кому поможет.

Если не секрет, насколько отлажено ваше общение по электронной почте с коллегами? Какими интересными приемами можете поделиться? Спасибо заранее.