Мой тайм-менеджмент
Наверно среди читателей моего блога тоже есть люди, которые планируют свой день и стараются рационально тратить время. Хочу написать пару строк о том, как я веду свой тайм-менеджмент и планирую задачи.
Несколько лет назад ко мне в руки попала книга Глеба Архангельского «Тайм-драйв», именно оттуда я в первые узнал, о ведении хронометража и тайм-менеджменте. Естественно мне захотелось оптимизировать свою жизнь, но, к сожалению, запала хватило лишь на 9 дней, потом всё потухло и сошло на нет. После этого я прочитал ещё одну книгу по тайм-менеджменту «Муза и чудовище», которую написала Яна Франк. Во мне опять проснулся дух оптимизации, но, увы, и на этот раз энтузиазма хватило в лучшем случае на неделю. Интересуясь темой учёта времени, просто невозможно пройти мимо ещё одной замечательной книги, она называется: «Эта странная жизнь», написана Даниилом Граниным. Книга представляет из себя биографию русского биолога Александра Александровича Любищева. Правда, запомнился Любищев не из-за выдающихся научных заслуг, а благодаря своей системе учёта времени. Каждая из перечисленных здесь книг является отдельной темой для разговора, поэтому я не буду останавливаться на их описании.
Надо отметить, что эти книги и методики, изложенные в них, я изучал и применял в течение нескольких лет, то забрасывая, то снова пытаясь упорядочить время, и лишь только в апреле этого года начал серьёзно заниматься планированием дел и вести ежедневный хронометраж. Толчком к такой перемене послужил учёт денег, которым я занимался уже около 9 месяцев. Стоит сказать, что деньги учитывать гораздо легче чем время: не так уж и сложно поле каждой покупки делать отметку в специальной программе на смартфоне. Многие покупки можно запомнить или просто положить чек об оплате в кошелёк. Можно даже в течение 3 дней ничего не вносить в программу, а потом сесть и спокойно вспомнить, на что и когда были потрачены деньги. С хронометражем такие номера не проходят - либо ты весь день записываешь, чем и когда занимаешься, либо ты полностью теряешь контроль. Подходящего софта для учёта времени я так и не нашёл. Есть одна неплохая программа под iOS, но, к сожалению, как-то она у меня не прижилась.
Раз уж я начал рассказывать про программное обеспечение для тайм-менеджмента, то самое время описать свою методику учёта времени. Моя система совсем не претендует на уникальность и представляет и себя набор известных инструментов. Каждый день я веду подробный хронометраж времени. В специальном блокноте на Evernote для каждого дня создаётся своя заметка, где я записываю начало и конец того или иного дела. Уже само наличие такого контроля подстёгивает к работе и помогает справляться с ленью. Вечером я провожу обобщение за день и вношу информацию в специальный экселевский файл. Файл представляет из себя таблицу: по горизонтали отложены дни недели, а по вертикали вопросы, на которые я пишу ответы в конце каждого дня.
Список вопросов имеет следующий вид:
• Что я буду делать сегодня?
• Что я сделал за сегодняшний день?
• Как это может сделать мою жизнь лучше?
• Доставило ли мне удовольствие то, чем я сегодня занимался?
• Что я не успел сделать сегодня?
• Почему я не успел это сделать?
• Что мне грозит из-за невыполненных заданий?
• Какое было самое яркое впечатление от этого дня?
• Основное впечатление от дня.
• Мысли, возникшие в течение дня.
• Сколько часов в день я работал?
• Как я отдыхал в этот день?
• Хронометраж из Evernote
После составления отчёта за прошедший день, я пишу небольшой план на следующий день, где указываю наиболее важные дела, которые надо будет сделать, и пытаюсь примерно распределить эти дела по времени. На всё про всё обычно уходит от 20 до 25 минут вечернего времени. Иногда ответы на вопросы получаются довольно большие и система учёта времени превращается в дневник. На каждую неделю у меня свою экселевский файл. В конце недели я делаю обобщение за 7 дней и отвечаю на те же самые вопросы, но уже в другом файле, где по горизонтали отложены недели. Как вы уже могли догадаться, аналогичная ситуация складывается в конце месяца. Месячный учёт записывается в отчёт за три месяца, отчёт за три месяца - в полугодовой отчёт, а полугодовой отчёт - в отчёт за год. Таким образом у меня есть примерные планы на год, более детальные планы на полгода, полугодовые планы, ещё сильнее детализируются на два временных отрезка по три месяца и так далее, до плана на неделю.
Что же дал мне учёт времени? Весь апрель этого года я каждый день записывал все свои дела. Не буду перечислять список всех дел, которые успел сделать за этот месяц - поверьте их было достаточно. Моя жизнь обрела целостность и направленность. Это очень приятное чувство, когда ты просыпаешься утром и чётко представляешь себе чем и когда будешь заниматься, понимаешь зачем тебе этого надо, и как эти действия повлияют на долгосрочную перспективу. Под конец апреля мне показалось, что я сделал такой объём работы, на который в обычном режиме трачу около 4 месяцев.
Однако, всё хорошее рано или поздно заканчивается. К сожалению, эта участь не миновала и мою систему учёта времени. Как только прошёл месяц, внутри меня словно прозвенел звонок, и я стал всё меньше и меньше тратить на хронометраж. Как будто сам сказал себе: «Ты выдержал месяц - ты молодец, дело сделано. Ты доказал себе, что можешь месяц прожить в подобном режиме. Теперь отдыхай.» Потом была пара попыток реанимировать систему, но больше чем на 5 дней меня не хватало. Мимолётный успех расслабил меня, и я перестал следить за собой. Тем не менее, я вынес для себя немало опыта. Система учёта времени должна быть максимально простой и отнимать у человека минимальное количество времени, в то же время стоит понимать, что это неустанный труд над собой, например, каждый вечер перед сном необходимо подводить итоги дня, иначе весь эффект сходит на нет.
Несмотря на трёхмесячный перерыв, учёт времени необходимо возобновлять. Чувство, когда у тебя всё под контролем - бесценно. Время в отличие от денег - ресурс не возобновляемый, и его расточительство приведёт к непоправимым последствиям. Помимо всего прочего: моя система нуждается в некоторых доработках. Во-первых, должна быть чёткая статистика того сколько времени уходит на каждый вид деятельности. Во-вторых, нужно не просто наблюдать за собой, но и ставить цели в виде количества времени, которое должно быть затрачено на выбранное дело. Надеюсь, что на это раз я продержусь гораздо больше месяца. По крайней мере, с каждым новым экспериментом над собой у меня получается всё лучше и лучше организовывать свою жизнь и время.