7 ПРОВЕРЕННЫХ СОВЕТОВ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ВРЕМЕНИ
Тщательно изучив содержание множества книг и курсов по тайм-менеджменту, Иван Глушков проверил их основные принципы на практике и теперь готов рассказать тебе, как гарантированно экономить по 686 минут в неделю.
Гением тайм-менеджмента лично я считаю свою знакомую, которая умудрилась родить дочь аккурат в день своего рождения, вдвое снизив таким образом трату денег и времени на празднования. О таких высотах я и не мечтал, но и сидеть сложа руки больше невозможно: вот уже который год я чувствую, что всюду опаздываю и мало что успеваю.
При этом честный ответ на вопрос «что полезного ты сделал сегодня?» частенько укладывается в одно слово «ничего». Я изучил все, что советуют в книгах и на курсах по тайм-менеджменту, отбросил шелуху из общих слов вроде «думай позитивно» и собрал семь советов, которые действительно можно применить в реальной жизни - и пытался применять их на практике, целую неделю.
1. Будь жаворонком
Экономия: 87 минут в неделю
У главы Apple Тима Кука будильник выставлен на 4:30 утра, у главы General Motors Дэна Акерсона - на 5, у ресторатора Аркадия Новикова - на 6. Все пособия и курсы по тайм-менеджменту начинаются с подобных примеров: мол, подавляющее большинство богатых и успешных не позволяет себе валяться в кровати и по максимуму использует утреннее время, когда мозги еще свежи, а подчиненные и домочадцы в отключке и не отвлекают вопросами.
Опыт Глушкова: Сразу тягаться с главой Apple я не решился и перевел свой обычный 9-часовой будильник на 8. В понедельник, отдохнув за выходные, я вскочил почти моментально и без особых усилий, но во вторник и среду уже переставлял будильник на полчаса вперед. Те же знатоки тайм-менеджмента, однако ж, рекомендуют не делать этого. Дав себе еще 30 минут отдыха, ты заново перезапустишь цикл сна, который снова прервется звонком - и ты наверняка будешь чувствовать себя разбитым и менее эффективным. В четверг и пятницу я, отыгравшись за эти потери, вставал еще раньше - в 7. Какой-то особой кристальной чистоты в мыслях я не ощутил, но сам факт возможности каждое утро спокойно позавтракать, попить чаю и попортить себе настроение новостями дорогого стоит.
2. Все записывай
Экономия: 102 минуты в неделю
Ведя подробный дневник, ты сможешь выяснить, на что же именно ты тратишь лишнее время, а на что тебе его, возможно, наоборот, не хватает.
Опыт Глушкова: Сразу признаюсь: записывал я, конечно, не все, и частенько, зазевавшись на ярко-красные ногти секретарши, забывал записать, сколько именно секунд потратил на те или иные приятные, но бесполезные занятия. Так или иначе, я выяснил, что каждое утро, позавтракав, я примерно 22 минуты продолжаю сидеть за столом за книжкой, роликом в YouTube или чашкой остывшего чая, а затем впопыхах вылетаю из дома, забыв все важные вещи. В течение рабочего дня, что неудивительно, больше всего меня отвлекали соцсети - примерно по 34 минуты в день, а вечерами, уже лежа в кровати опять-таки с ноутбуком, я тратил на него не меньше 46 минут. Разумеется, разом избавиться от всех вредных привычек вряд ли получится, но хотя бы частично справиться с этой проблемой мне удалось.
3. Планируй правильно
Экономия: 28 минут в неделю
Важно не просто вести учет дел, которые надо сделать в ближайшие дни, недели и месяцы, важно вести этот учет правильно. «Планировать день» не значит «расписывать по минутам». Начни с письменного перечня тех дел, которые сегодня нужно успеть, даже без привязки ко времени. Затем выдели два-три важнейших, и начни именно с них, посвяти им лучшее время», - советует автор книги «Тайм-драйв» Глеб Архангельский.
Опыт Глушкова: Записывать дела в ежедневник я научился давно - просто чтобы не забыть, что мне нужно сделать, куда пойти, с кем увидеться в тот или иной день. Идея начинать день с самых сложных дел тоже не нова, но заставить себя делать именно так я не мог с самого детства. Совет этот, пожалуй, не экономит много времени, но сам факт, что ты начинаешь день с самых важных звонков и самых сложных текстов, наполняет тебя чувством удовлетворения: еще и полдня не прошло, а я сделал все самые важные дела на сегодня.
4. Подготовь шаблоны
Экономия: 13 минут в неделю
Если твоя работа хотя бы частично состоит из рутинных повторяющихся действий (например, ты регулярно пишешь многим людям письма на одну и ту же тему), заготовь шаблоны и используй их по крайней мере для писем - просто подставляя туда имена.
Опыт Глушкова: Я долго думал, как применить этот совет на практике, и вспомнил про документы - паспорта, фотографии, билеты, визовые анкеты, которые мне то и дело приходится отправлять разным адресатам. Раньше для этого приходилось мучительно копаться в почте, вспоминать, кому я уже посылал подобное письмо, и перенаправлять его новому адресату. Теперь я сделал на рабочем столе папку, куда слил все документы, которые бывают нужны. Быть может, я не сэкономил таким образом кучу времени, но уж нервы сберег точно.
5. Планируй занятия в путешествиях
Экономия: 240 минут в неделю
Если твоя работа связана с командировками, ты должен научиться эффективно тратить время в самолетах и поездах, такси, аэропортах и на вокзалах. Перед каждой поездкой прикинь, сколько времени ты проведешь в дороге и какими делами сможешь занять это время.
Опыт Глушкова Путешествовать мне приходится часто, но сосредоточиться на работе в дороге я не мог никогда. На отчетной неделе предстояла командировка в Петербург, и на глаза мне попался еще один совет, очень кстати: регулярно разбирать и приводить в порядок содержимое папок с документами и фотографиями, почтовых ящиков, завалов со скачанными и непросмотренными фильмами и вообще - содержать свой рабочий компьютер в порядке. Работа непыльная и монотонная, такой не мешают ни буйные соседи, ни стук колес. Пожалуй, я всегда теперь буду оставлять на поездки подобные не относящиеся непосредственно к служебным обязанностям, но важные дела.
6. Заведи несколько почтовых ящиков
Экономия: 26 минут в неделю
Гневные письма от начальства и реклама распродажи холодильников не должны встречаться в одном почтовом ящике - в нужный момент ты не сможешь найти ни того, ни другого. Заведи себе два почтовых адреса: один пусть будет полностью посвящен работе, а все, что связано с личной жизнью (забронированные билеты и гостиничные номера, счета на оплату ЖКХ и прочее), достанется второму адресу.
Опыт Глушкова: Мой почтовый ящик всегда напоминал гаражную распродажу: ты точно знаешь, что где-то на дальних полках валяются безумно ценные вещи, но на глаза попадается исключительно хлам. Заведя два ящика, я первое время путался, где что лежит, и то и дело порывался отправить письмо не с того адреса, но довольно быстро вошел во вкус: так нужные письма правда находились легче. Вот только и чистить теперь пришлось сразу два ящика, иначе распухают они прямо-таки с космической скоростью.
7. В спальне - спи
Экономия: 190 минут в неделю
Оправляясь в кровать с ноутбуком, ты не только портишь будущий сон, раздражая глаза ярким светом, но и оттягиваешь его наступление: всегда хочется глянуть еще одну серию, дочитать главу и так далее. Результат: ты не высыпаешься, встаешь позже, работаешь хуже - и перед сном снова занимаешься ерундой.
Опыт Глушкова: Для меня это - страшная проблема. Во сколько бы я ни закончил дела, как бы при этом ни устал - перед сном я обязательно просаживаю хотя бы по полчаса на бессмысленное блуждание в интернете. Мало того, у меня вроде даже есть специальный список: «Что надо посмотреть, прочитать и послушать в обозримом будущем» - но до него почему-то вечно не доходят руки. Я завел жесткое правило: лег в кровать - никакого интернета, никаких гаджетов. Книжку - пожалуйста, дочитал до конца главы - выключай свет. Сказать - одно, сделать - другое: интернет он и есть интернет, попробуй из него вынырни. Заснуть сразу тоже не получалось, каждый вечер я довольно долго лежал с закрытыми глазами. Но, по моим подсчетам, я все равно спал в среднем на 27 минут дольше, чем в предыдущие дни. Что ж - лиха беда начало.
Источник: http://www.mhealth.ru/