Положение, позволяющее без задержек спланировать работу компании
Составление годового бюджета нередко затягивается из-за того, что не удается в срок получить данные от подразделений. В компании North Logistics решили проблему, жестко формализовав процедуры и назначив ответственных. Теперь на подготовку годового бюджета уходит не более 40 дней.
С 2009 года в компании North Logistics сроки составления, согласования и анализа исполнения бюджетов закреплены приказом. Этого, как выяснилось, оказалось недостаточно. Не были детализированы процедуры сбора и обработки необходимых данных, работа над бюджетами затягивалась на три-четыре месяца. Окончательно планы утверждались в последний момент. На получение фактических данных об исполнении уходили месяцы. При этом формальные основания для применения взысканий к «нарушителям» у менеджмента отсутствовали, поскольку ответственные за тот или иной этап бюджетирования назначены не были. Для решения этой проблемы разработали положение о бюджетном планировании и контроле. Согласно этому документу выделено четыре бюджетных центра - функциональных подразделения комании: дирекция по финансам и экономике, коммерческая служба, административно-хозяйственный отдел и управление безопасности. Предпоч¬тение отдали бюджетированию «сверху вниз». Совет директоров устанавливает целевые показатели деятельности (EBITDA и рентабельность). Руководители бюджетных центров формируют операционные планы. В них закладывают прямые расходы, корпоративные накладные и пр. Затем разрабатываются функцинальные бюджеты: продаж, оплаты труда, инвестиций, закупок и т. п.
Комментирует
Петр Павличко, финансовый директор North Logistics
Положение о системе бюджетного
планирования и контроля
(извлечение)
I. Общие положения
1.1. Назначение документа
1.1.1. Положение о системе бюджетного планирования и контроля определяет основные принципы, порядок, цели и задачи организации бюджетного управления North Logistics (далее - Общества).
1.1.2. Положение определяет:
принципы построения системы бюджетного управления;
порядок взаимодействия в Обществе в части организации бюджетного процесса;
перечень бюджетов;
принципы формирования, контроля и анализа исполнения бюджетов;
участников и их ответственность в бюджетном процессе;
организационно-временной регламент формирования, контроля и анализа исполнения бюджетов.
1.1.3. Положением закрепляются единые стандарты системы бюджетного управления для всех подразделений.
Комментарий
В компании четыре бюджетных центра: дирекция по финансам и экономике, административно-хозяйственный отдел, управление безопасности и коммерческая служба, которая объединяет продажи, закупки и логистику.
1.1.4. Положение предназначено для руководителей и специалистов, участвующих в процедуре бюджетного управления.
1.1.5. Методики формирования, контроля и анализа исполнения отдельных бюджетов и иные положения в развитие установленных настоящим Положением принципов системы бюджетного управления отражаются в отдельных нормативных документах в дополнение к настоящему Положению. По тексту настоящего Положения сделаны ссылки на действующие нормативные документы по бюджетному управлению.
1.2. Цели и задачи системы бюджетного управления
1.2.1. Основной целью системы бюджетного управления является организация процесса управления деятельностью общества, структурными подразделениями посредством планирования, контроля и анализа исполнения показателей бюджета, а также целевых и контрольных показателей (далее ЦП и КП соответственно).
1.2.2. Настоящее Положение решает следующие задачи:
- планирование деятельности бюджетных центров (далее - БЦ) на основании ЦП и КП и нормативов, исходя из стратегии и стратегического плана;
Комментарий
Бюджетные центры - подразделения, в том числе функциональные службы. Их руководители могут распоряжаться ресурсами компании, в том числе деньгами. Бюджетные центры отвечают за выполнение планов и контрольных показателей.
контроль соответствия производимых хозяйственных операций установленным КП, нормативам, а также показателям утвержденного бюджета;
анализ возникающих отклонений фактических значений от планируемых показателей и порядок корректировки бюджетов в результате возникновения отклонений;
оценка деятельности и стимулирование с учетом достижения ЦП и КП, выполнения бюджетных показателей;
контроль над исполнением принятых стратегических и оперативных решений.
<…>
1.4. Использование ЦП и КП в рамках бюджетного управления
1.4.1. Формирование бюджетов на год осуществляется на основе утвержденных значений ЦП.
Комментарий
Основной целевой показатель для нашей компании - это EBITDA, он служит основой для расчета прочих контрольных показателей для бюджетных центров.
1.4.2. Формирование значений ЦП на год осуществляется дирекцией по финансам и экономике (далее - ДФЭ) на основе прогноза исполнения бюджета текущего года и актуализированного стратегического плана.
1.4.3. На основе утвержденных советом директоров значений ЦП дирекцией по финансам и экономике осуществляется формирование перечня и проекта значений КП по БЦ.
<…>
1.5. Основные этапы бюджетного управления
1.5.1. Этапы бюджетного процесса:
прогнозирование исполнения бюджета за текущий год;
Комментарий
Прогноз исполнения плана по году строится сотрудниками дирекции по финансам и экономике на основании факта за 9 месяцев и плана на IV квартал с учетом сезонности.
формирование и утверждение значений ЦП и КП;
балансировка ЦП и КП;
формирование проектов бюджетов, их балансировка;
балансировка сводного бюджета;
согласование и утверждение бюджета на год;
формирование бюджетов на квартал, месяц;
учет, контроль и анализ исполнения бюджетов и установленных значений КП;
корректировка бюджетов.
1.5.2. Формирование бюджетов на год осуществляется в разбивке по кварталам и месяцам.
1.5.3. По итогам анализа исполнения бюджетов за квартал осуществляется корректировка бюджетов на последующие кварталы.
Комментарий
Бюджеты корректируются ежеквартально, поскольку бизнес компании носит сезонный характер. Чаще пересматривать бюджеты не имеет смысла.
1.5.4. По итогам анализа исполнения бюджета за месяц корректировка бюджетов на последующие кварталы и месяцы не осуществляется.
1.6. Состав бюджетов
1.6.1. В состав бюджетов входят:
а) бюджеты БЦ;
b) функциональные бюджеты:
бюджет продаж;
бюджет запасов;
бюджет закупок;
бюджет налогов;
бюджет инвестиций;
бюджет финансовой деятельности;
Комментарий
Бюджет финансовой деятельности - это совокупность планов доходов, расходов, поступлений и выплат, просчитанных с учетом величины собственного и привлеченного капитала. Этот бюджет позволяет управлять долговой нагрузкой и эффективно использовать временно свободные средства.
c) сводный бюджет:
прогнозный отчет о прибылях и убытках;
бюджет движения денежных средств;
прогнозный баланс.
<…>
II. Бюджеты БЦ
2.1. Принципы классификации бюджетных центров
2.1.1. Классификация бюджетных центров (БЦ) определяет их принадлежность к определенной группе подразделений, отвечающих за планирование, контроль и анализ исполнения бюджетов.
2.1.2. В Обществе используется классификация БЦ в соответствии с функциональной ролью подразделений.
2.2. Формирование бюджетов БЦ
2.2.1. Формирование бюджетов начинается с планирования показателей бюджетов БЦ.
Комментарий
В бюджетах подразделений планируются прямые затраты (заработная плата, амортизация), общекорпоративные накладные расходы (материалы, услуги, налоги), расходы на предстоящие закупки с учетом изменения запасов на складах.
2.2.2. Целью формирования бюджетов БЦ является достижение установленных для БЦ значений КП, выполнение производственных, сбытовых и прочих планов деятельности, обеспечение текущего функционирования БЦ в соответствии с закрепленными функциями.
<…>
V. Согласование и утверждение бюджетов
5.1. Согласование бюджетов
5.1.1. После формирования сводного бюджета, при условии, что выполняются ЦП и КП, директор по финансам и экономике согласовывает сводный бюджет и доводит до генерального директора:
Комментарий
Генеральный директор может вернуть сводный бюджет на доработку, если его показатели не соответствуют операционным или финансовым планам.
утвержденные значения целевых показателей;
утвержденные генеральным директором значения КП;
прогнозируемые на год значения параметров внешней среды.
<…>
С 2009 года в компании North Logistics сроки составления, согласования и анализа исполнения бюджетов закреплены приказом. Этого, как выяснилось, оказалось недостаточно. Не были детализированы процедуры сбора и обработки необходимых данных, работа над бюджетами затягивалась на три-четыре месяца. Окончательно планы утверждались в последний момент. На получение фактических данных об исполнении уходили месяцы. При этом формальные основания для применения взысканий к «нарушителям» у менеджмента отсутствовали, поскольку ответственные за тот или иной этап бюджетирования назначены не были. Для решения этой проблемы разработали положение о бюджетном планировании и контроле. Согласно этому документу выделено четыре бюджетных центра - функциональных подразделения комании: дирекция по финансам и экономике, коммерческая служба, административно-хозяйственный отдел и управление безопасности. Предпоч¬тение отдали бюджетированию «сверху вниз». Совет директоров устанавливает целевые показатели деятельности (EBITDA и рентабельность). Руководители бюджетных центров формируют операционные планы. В них закладывают прямые расходы, корпоративные накладные и пр. Затем разрабатываются функцинальные бюджеты: продаж, оплаты труда, инвестиций, закупок и т. п.
Комментирует
Петр Павличко, финансовый директор North Logistics
Положение о системе бюджетного
планирования и контроля
(извлечение)
I. Общие положения
1.1. Назначение документа
1.1.1. Положение о системе бюджетного планирования и контроля определяет основные принципы, порядок, цели и задачи организации бюджетного управления North Logistics (далее - Общества).
1.1.2. Положение определяет:
принципы построения системы бюджетного управления;
порядок взаимодействия в Обществе в части организации бюджетного процесса;
перечень бюджетов;
принципы формирования, контроля и анализа исполнения бюджетов;
участников и их ответственность в бюджетном процессе;
организационно-временной регламент формирования, контроля и анализа исполнения бюджетов.
1.1.3. Положением закрепляются единые стандарты системы бюджетного управления для всех подразделений.
Комментарий
В компании четыре бюджетных центра: дирекция по финансам и экономике, административно-хозяйственный отдел, управление безопасности и коммерческая служба, которая объединяет продажи, закупки и логистику.
1.1.4. Положение предназначено для руководителей и специалистов, участвующих в процедуре бюджетного управления.
1.1.5. Методики формирования, контроля и анализа исполнения отдельных бюджетов и иные положения в развитие установленных настоящим Положением принципов системы бюджетного управления отражаются в отдельных нормативных документах в дополнение к настоящему Положению. По тексту настоящего Положения сделаны ссылки на действующие нормативные документы по бюджетному управлению.
1.2. Цели и задачи системы бюджетного управления
1.2.1. Основной целью системы бюджетного управления является организация процесса управления деятельностью общества, структурными подразделениями посредством планирования, контроля и анализа исполнения показателей бюджета, а также целевых и контрольных показателей (далее ЦП и КП соответственно).
1.2.2. Настоящее Положение решает следующие задачи:
- планирование деятельности бюджетных центров (далее - БЦ) на основании ЦП и КП и нормативов, исходя из стратегии и стратегического плана;
Комментарий
Бюджетные центры - подразделения, в том числе функциональные службы. Их руководители могут распоряжаться ресурсами компании, в том числе деньгами. Бюджетные центры отвечают за выполнение планов и контрольных показателей.
контроль соответствия производимых хозяйственных операций установленным КП, нормативам, а также показателям утвержденного бюджета;
анализ возникающих отклонений фактических значений от планируемых показателей и порядок корректировки бюджетов в результате возникновения отклонений;
оценка деятельности и стимулирование с учетом достижения ЦП и КП, выполнения бюджетных показателей;
контроль над исполнением принятых стратегических и оперативных решений.
<…>
1.4. Использование ЦП и КП в рамках бюджетного управления
1.4.1. Формирование бюджетов на год осуществляется на основе утвержденных значений ЦП.
Комментарий
Основной целевой показатель для нашей компании - это EBITDA, он служит основой для расчета прочих контрольных показателей для бюджетных центров.
1.4.2. Формирование значений ЦП на год осуществляется дирекцией по финансам и экономике (далее - ДФЭ) на основе прогноза исполнения бюджета текущего года и актуализированного стратегического плана.
1.4.3. На основе утвержденных советом директоров значений ЦП дирекцией по финансам и экономике осуществляется формирование перечня и проекта значений КП по БЦ.
<…>
1.5. Основные этапы бюджетного управления
1.5.1. Этапы бюджетного процесса:
прогнозирование исполнения бюджета за текущий год;
Комментарий
Прогноз исполнения плана по году строится сотрудниками дирекции по финансам и экономике на основании факта за 9 месяцев и плана на IV квартал с учетом сезонности.
формирование и утверждение значений ЦП и КП;
балансировка ЦП и КП;
формирование проектов бюджетов, их балансировка;
балансировка сводного бюджета;
согласование и утверждение бюджета на год;
формирование бюджетов на квартал, месяц;
учет, контроль и анализ исполнения бюджетов и установленных значений КП;
корректировка бюджетов.
1.5.2. Формирование бюджетов на год осуществляется в разбивке по кварталам и месяцам.
1.5.3. По итогам анализа исполнения бюджетов за квартал осуществляется корректировка бюджетов на последующие кварталы.
Комментарий
Бюджеты корректируются ежеквартально, поскольку бизнес компании носит сезонный характер. Чаще пересматривать бюджеты не имеет смысла.
1.5.4. По итогам анализа исполнения бюджета за месяц корректировка бюджетов на последующие кварталы и месяцы не осуществляется.
1.6. Состав бюджетов
1.6.1. В состав бюджетов входят:
а) бюджеты БЦ;
b) функциональные бюджеты:
бюджет продаж;
бюджет запасов;
бюджет закупок;
бюджет налогов;
бюджет инвестиций;
бюджет финансовой деятельности;
Комментарий
Бюджет финансовой деятельности - это совокупность планов доходов, расходов, поступлений и выплат, просчитанных с учетом величины собственного и привлеченного капитала. Этот бюджет позволяет управлять долговой нагрузкой и эффективно использовать временно свободные средства.
c) сводный бюджет:
прогнозный отчет о прибылях и убытках;
бюджет движения денежных средств;
прогнозный баланс.
<…>
II. Бюджеты БЦ
2.1. Принципы классификации бюджетных центров
2.1.1. Классификация бюджетных центров (БЦ) определяет их принадлежность к определенной группе подразделений, отвечающих за планирование, контроль и анализ исполнения бюджетов.
2.1.2. В Обществе используется классификация БЦ в соответствии с функциональной ролью подразделений.
2.2. Формирование бюджетов БЦ
2.2.1. Формирование бюджетов начинается с планирования показателей бюджетов БЦ.
Комментарий
В бюджетах подразделений планируются прямые затраты (заработная плата, амортизация), общекорпоративные накладные расходы (материалы, услуги, налоги), расходы на предстоящие закупки с учетом изменения запасов на складах.
2.2.2. Целью формирования бюджетов БЦ является достижение установленных для БЦ значений КП, выполнение производственных, сбытовых и прочих планов деятельности, обеспечение текущего функционирования БЦ в соответствии с закрепленными функциями.
<…>
V. Согласование и утверждение бюджетов
5.1. Согласование бюджетов
5.1.1. После формирования сводного бюджета, при условии, что выполняются ЦП и КП, директор по финансам и экономике согласовывает сводный бюджет и доводит до генерального директора:
Комментарий
Генеральный директор может вернуть сводный бюджет на доработку, если его показатели не соответствуют операционным или финансовым планам.
утвержденные значения целевых показателей;
утвержденные генеральным директором значения КП;
прогнозируемые на год значения параметров внешней среды.
<…>