Передача документов на архивное хранение
Огромное количество документов подлежит архивному хранению. Например, некоторые кадровые документы необходимо содержать в течение 75 лет со дня увольнения сотрудника!
Как же правильно осуществлять архивное хранение документов?
Подготовка к передаче документов на хранение
При передаче дел на архивное хранение существует множество правил оформления как самого дела, так и его обложки. На обложках дел указываются следующие реквизиты:
При изменении названия организации или ее структурного подразделения на деле указывается новое имя, а старое пишется в скобках. Если в составе бумаг есть какие-то приложения, то количество и названия этих приложений указываются на обложке.
Передача документов на хранение
Каждому делу присваивается учетный номер. Он является частью архивного шифра и обеспечивает не только идентификацию, но и строгий учет. Все переданные дела подвергаются архивной описи. Благодаря этому факту сотрудники архива смогут знать, какие документы лежат в том или ином месте, и иногда даже краткое содержание документа. Именно по этой описи документы и принимаются в архив.
Преимущества архивного хранения документов
Главное преимущество архивного хранения - соблюдение сроков хранения того или иного документа, а также ограниченный доступ к документам у сотрудников. Жестко структурированные дела в архиве и реестр документов способствуют тому, чтобы ни одна справка, ни один приказ не пропали и не пришли в негодность по вине безалаберного хранения.
Внеофисное архивное хранение
Однако организация архивного хранения в офисе - довольно дорогостоящее дело, и поэтому в последнее время востребована услуга внеофисного хранения документов. Благодаря такой услуге предприятие освобождает площади, занимаемые архивом, экономит на сотрудниках архива и освобождается от обязанности следить за сроком хранения документов. При этом у руководства предприятия и доверенные сотрудники получают доступ к своим документам в любое удобное для них время.
Как же правильно осуществлять архивное хранение документов?
Подготовка к передаче документов на хранение
При передаче дел на архивное хранение существует множество правил оформления как самого дела, так и его обложки. На обложках дел указываются следующие реквизиты:
- наименование организации;
- наименование или код структурного подразделения;
- номер дела;
- заголовок дела;
- даты дела;
- количество листов;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
При изменении названия организации или ее структурного подразделения на деле указывается новое имя, а старое пишется в скобках. Если в составе бумаг есть какие-то приложения, то количество и названия этих приложений указываются на обложке.
Передача документов на хранение
Каждому делу присваивается учетный номер. Он является частью архивного шифра и обеспечивает не только идентификацию, но и строгий учет. Все переданные дела подвергаются архивной описи. Благодаря этому факту сотрудники архива смогут знать, какие документы лежат в том или ином месте, и иногда даже краткое содержание документа. Именно по этой описи документы и принимаются в архив.
Преимущества архивного хранения документов
Главное преимущество архивного хранения - соблюдение сроков хранения того или иного документа, а также ограниченный доступ к документам у сотрудников. Жестко структурированные дела в архиве и реестр документов способствуют тому, чтобы ни одна справка, ни один приказ не пропали и не пришли в негодность по вине безалаберного хранения.
Внеофисное архивное хранение
Однако организация архивного хранения в офисе - довольно дорогостоящее дело, и поэтому в последнее время востребована услуга внеофисного хранения документов. Благодаря такой услуге предприятие освобождает площади, занимаемые архивом, экономит на сотрудниках архива и освобождается от обязанности следить за сроком хранения документов. При этом у руководства предприятия и доверенные сотрудники получают доступ к своим документам в любое удобное для них время.