Учрежденческая археология
Благодаря кому-то из друзей я ещё в прошлом году наткнулся на замечательный опус (Update: оригинальная ссылка больше не работает, но нашлась копия). Опус так понравился, что я решил его перевести, но всё было недосуг опубликовать. Публикую.
Предисловие от переводчика: наша замечательная IT-отрасль, конечно, помоложе и поэлектроннее в смысле документации. Но судя по тому, что я вижу вокруг себя в нынешней компании, проблемы нас преследуют ровно те же. С поправкой на какое-нибудь документирование или там версионирование вместо оцифровки (подставьте своё).
Учрежденческая память и контрабанда наоборот
Учрежденческая память бывает двух видов: человеческая и бумажная. Люди помнят, как что работает и почему оно так работает. Иногда они это записывают и записи куда-нибудь складывают. Учрежденческая амнезия выглядит примерно так же. Люди уходят, документы исчезают, устаревают или забываются. Об одном таком случае я и расскажу.
Несколько десятилетий я проработал на большую нефтехимическую компанию. В ранние 80-е мы спроектировали и построили завод, перерабатывающий некие углеводороды в некие другие углеводороды. За следующие 30 лет в учрежденческой памяти об этом заводе сохранились лишь смутные воспоминания. Да, этот завод по-прежнему работает, приносит фирме деньги. Проводится ежедневное обслуживание, и квалифицированный местный персонал разбирается в заводских выключателях, вентилях, системах безопасности и всём таком прочем.
Но компания забыла, как в действительности этот завод работает.
Причиной тому стало стечение нескольких обстоятельств:
- из-за упадка в нефтяной промышленности в 80-х и 90-х компания не нанимала новых сотрудников. К концу 90-х, наша группа состояла из людей либо старше 55, либо моложе 35, за небольшим исключением;
- мы постепенно перебрались на полностью компьютеризованное проектирование;
- череда реорганизаций нашей группы привела к череде переездов между зданиями;
- несколькими годами позже случилось ещё и крупное объединение компаний, которое полностью растворило нас в большой нефтехимической фирме и основательно перетряхнуло и организацию, и людей.
Учрежденческая археология
В начале 2000-х я и несколько моих коллег покинули компанию.
В конце 2000-х компания вспомнила, что у неё есть завод, и задумалась о том, чтобы с ним сделать нечто. А именно, увеличить выход продукции, убрав узкое место в одном узле, и исследовать вопрос о добавлении некоторого другого узла.
И тут компания столкнулась с проблемой. Как этот завод был построен? Почему он так был построен? Как он работает?
Учрежденческая память в этом месте туманна. Незнакомые механизмы гудят, производя полимер. Компания знает, как с ним обращаться, но не вполне понимает тайную магию его производства. Фактически никто даже не знает, с какого конца начинать разбираться.
Нескольким инженерам помоложе (сейчас это уже опытная когорта) выпадает раскопать документацию. Дело оказывается связано скорее не с учрежденческой памятью, а с учрежденческой археологией. Никто не имеет понятия, какая есть документация по заводу, если она вообще существует; если она всё же есть, где она находится и в какой форме. Завод проектировала группа, которой больше нет; в компании, которая с тех пор была поглощена; в офисе, который уже закрыт; бумажными методами, вышедшими из применения.
Первый шаг - узнать название завода. Оказывается, что название, которым пользуется большинство инженеров - лишь обиходное, связанное с его расположением, и есть другое, официальное название. И даже несколько. Известно название внутреннего проекта по созданию завода, и название организации, под чьей эгидой завод был в реальности построен.
Есть уникальный номер, выданный в 1998 году в связи с переделкой системы документооборота. Есть ещё один уникальный номер, выданный в 2001 году в связи с оцифровкой документации. Между прочим, не до конца ясно, в какой системе документация по заводу самая свежая. Вдобавок некоторые системы документооборота указывают на другие системы.
С номерами не везёт. Номер от 1998 года отправляет к документам из «архива» по адресу, который перестал существовать ещё задолго до 1998 года. Вероятно, поэтому номер от 2001 года не ведёт ни к каким оцифрованным документам кроме нескольких недавних отчётов о проведении планового обслуживания. В те времена я наивно надеялся, что оцифровка навсегда решит наши проблемы. Мой руководитель читал об этом умную книгу, на которую я наткнулся из чистого любопытства. Она мне казалась убедительной.
Но старомодные телефон и архив электронной переписки сработали получше. Старое исследовательское подразделение большей частью уцелело, и у них нашёлся бумажный архив. Кто-то из них смог найти документацию по заводским процессам получения полимера, а также копии инженерных документов, сделанные для внутренних нужд исследовательского архива. Огромные бумажные светокопии и инженерные наброски вместе с целыми книгами данных, в пыльных книжных шкафах. Бумажные документы издевательски щеголяют номерами, сообщая, что они когда-то в прошлом были оцифрованы Большой Оцифровочной Корпорацией. Кто знает, что случилось с тем архивом.
Расшифровка документации
Собрав какие-то документы, инженеры взялись за работу, пытаясь сообразить, как организовать проект по убиранию узкого места в заводском процессе. К несчастью, документы оказываются частично написаны иероглифами, частично недописаны вообще. Работа продвигается очень медленно. Руководитель полушутит о том, что технические учебные заведения должны ввести курс по инженерной археологии, на котором студентам выдаётся гора 30-летних документов и требуется из них понять, что там происходит. Мне нравится эта идея. Можно даже давать им прочесть старый инженерный учебник наподобие тех, которые читают любители старой ламповой электроники.
Некоторые методы и обозначения знакомы, но многие давно стали достоянием истории. Даже там, где ничего не менялось, культурные представления о том, что нужно записывать, а что и так понятно, изменились, затрудняя трактовку. И было бы очень здорово иметь под рукой обзорную книжку с большими картинками. В конце проекта кому-то должны были поручить написание книги: «Что это за чёртов завод, и Как он работает». Эта книжка по сути пишется сейчас, но археологами.
Промышленный шпионаж наоборот
После этого ко мне и одному из моих бывших коллег обратился другой бывший коллега, который теперь был вроде как руководителем в этой группе: не против ли мы подработать консультантами по проекту, связанному с заводом N? Я согласился. Звучало интересно, к тому же мне предложили почасовую ставку, которая в пересчёте на месяц была в разы больше моей прежней зарплаты.
Так у меня появилась странная работа: попытаться объяснить компании, как работает её завод.
Я призвал на помощь собственные разнородные воспоминания. Я помнил, как работают некоторые части, и 30-летней давности инженерные приёмы были моими. Ещё больше помогало моё представление о том, что важно, а что нет, и как объединить части в целое.
И не менее существенно было то, что у меня на руках неофициально была кое-какая документация. Во времена переездов и реорганизаций положение с документацией становилось всё более отчаянным с каждой переменой. Могли понадобится дни для того, чтобы получить нужный документ по почте; перед этим нужно было порыться в картотеках нескольких объединявшихся архивов документации, некоторые из которых в то же время ещё и проходили оцифровку. Помимо этого, параноидальное руководство корпорации установило правила обо всём что касается коммерческой тайны, а значит обо всём что касается процесса получения наших полимеров, и эти правила сильно затрудняли работу во время наших визитов к контракторам.
Поэтому мы приняли правило «не спросишь - не скажут» и стали втихаря делать копии документов и носить их с собой. Инженеры вообще очень не любят ждать по дурацким причинам, а документы под рукой означали возможность приступить к работе. Опять же, это позволило нам лучше выглядеть в глазах коллег, поскольку нам удавалось делать работу вовремя, а не рассылать сомнительные извинения, что мы опаздываем, потому что нам нужно дождаться факса.
Ещё одной моей задачей стало сплавить эти документы обратно в компанию. Я бы с удовольствием их просто передал нужным людям, и дело с концом. Но в этом не было никакого смысла с точки зрения компании. Ведь официально в компании эти документы есть (и даже оцифрованные!), а у меня их, официально же, нет. В реальности всё наоборот, но кто захочет об этом слышать? Бог знает, какой официальный процесс мог бы мне позволить исправить положение.
Поэтому документы неофициальным порядком переправляются туда, где они «официально есть». С них делаются бумажные копии для собственного архива группы. А при случае эти документы может даже попадут в цифровую систему документооборота, когда кто-нибудь случайно обнаружит, что на них нет инвенторных отметок. Надеюсь, в этот раз их не потеряют, потому что ещё через 30 лет меня рядом может не оказаться и сплавить их в компанию снова я не смогу.
Ах да, и поскольку я внешний консультант, мне не положено знать о некоторых коммерческих секретах, скрытых в этих документах. Внутренние сотрудники должны аккуратно обращаться с секретной информацией и при общении с внешними консультантами следить за тем, какая информация пересекает границы организации. К несчастью, внутренние сотрудники сами этих секретов не знают, зато их знаю я. Собственно, некоторые из этих секретов изобретены мной, и моё имя стоит на нескольких патентах, связанных с ними. Тем не менее, я теперь должен контрабандой переправить эти секреты обратно в компанию, дабы команда смогла с ними работать. Только они должны проследить за тем, чтобы случайно не проболтаться о них мне обратно.
Мы много слышим о промышленном шпионаже в духе шпионских фильмов. Хотел бы я прочитать историю о корпоративном «шпионаже наоборот», в которой компании забывают о собственных секретах и сотрудники вынуждены неофициально возвращать их в родное лоно. Уверен, что это происходит чаще, чем вы можете подумать.
Решаемая проблема?
Не знаю, какая у этой истории мораль.
Хорошие организация работы и система документооборота могут решить часть проблем. Но попытки исправить систему документооборота в этой истории сами породили часть проблем, так что нужно быть осторожным. Нам, возможно, повезло бы больше, если бы больше бумажных архивов остались на своих местах в офисах, никуда не переезжая. Нам удалось сохранить некоторые документы лишь потому, что они нашлись в одном таком архиве.
Память о методах и приоритетах - это сложнее. Наверное, поможет, если у вас будет поддерживаться непрерывный градиент по возрасту среди сотрудников, чтобы не оказаться на дне провала в памяти, когда когорта сотрудников увольняется.
Но может быть, инженерная археология будет всегда. Чем больше я смотрю по сторонам, тем больше инженерный мир, если углубиться в прошлое больше чем на несколько лет, выглядит как подземный Нью-Йорк. Гудит масса странных инженерных сооружений, скрытых от глаз, созданных давно забытыми народами, оставившими за собой лишь обрывочные карты и диаграммы.
Один инженер, 4 декабря 2011 г.
Ссылка на оригинал (англ.)