тренинг «Что нужно знать и уметь для удаленной работы», день четвертый
Сегодня у нас Вами четвертый день и я хочу уделить ваше внимание таким вопросам, как самоорганизация и организация хозяйства в помощь вашей работе. Я приведу тут часть своей статьи из журнала «Успевай с детьми», где рассказывала о своих методах организации и планирования рабочего времени и добавлю еще несколько своих «секретов».
- Начнем с банального - но, несомненно, самого важного - это Планирование. Но для того, чтобы спланировать свой рабочий день, необходимо провести хронометраж, и понять, куда в данный момент уходит свободное время и где его можно найти. Определить - какие часы Вы можете посвятить работе. Вчера я Вам уже дала это задание, так что потихонечку, за пару недель - Вы его проведете. Если этого времени у Вас немного - то Вы должны в один из этих часов сесть и четко написать план, что ВЫ хотите. Допустим, вы только приступаете к работе. Вам нужно подготовить портфолио. Потом необходимо изучить сайты с вакансиями. Далее - необходимо установить какую-то программу.. и т.д. Вы должны прописать полный план до первого клиента и проделать всю подготовительную работу. Может это займет у Вас неделю по 2 часа, а может Вы справитесь и за один день. Для каждого эта величина индивидуальна. Главное - иметь четкий план и не отвлекаться на жж-шки, аську, скайп, звонки по телефону, телевизор и прочее. Если Вы хотите, чтобы работа в дальнейшем приносила Вам доход - Вы должны РАБОТАТЬ. Т.е. активно уделять свое время только определенному делу в определенные часы. Именно это Вам и нужно спланировать. Когда у Вас уже появятся клиенты - Вам нужно будет оценивать свое время. Оценивать время выполнения задачи, чтобы понять сроки. Допустим, Вам нужно перевести 10 страниц. Вы переводите 3 страницы в час, ежедневно можете потратить 2 часа. Значит Вам нужно как минимум 2 дня на этот перевод. Прибавьте сверху один день - вот Ваш ответ заказчику. И, если параллельно появляется другой заказчик - Вы сразу ему говорите, что сможете взяться за его работу через 3 дня. Ошибка многих - брать сразу много, не рассчитав и не запланировав время. Вам либо придется пару ночей не спать, чтобы не подвести клиента, или потерять репутацию человека ответственного и пунктуального. А мы помним, что ОБС - это самая действенная реклама, и она может начать работать и против Вас! Итак, о планировании. Заведите себе ежедневник. Найдите для себя ту форму ведения своих планов / клиентов, которые удобны именно Вам. Когда на меня сваливается много работы с разными клиентами, я просто беру лист А4, делю его на колонки, подписываю клиентами и пишу в колонках работу, которую мне нужно выполнить. Этот лист просто лежит все время на моем столе под руками. Напротив каждого пункта рисую кружочки. Работа отправлена на согласование клиенту? - ставлю стрелочку из кружочка, что работа «ушла». Ее согласовали?- кружочек закрашен. Вечером я проверяю, что у меня по плану и обдумываю, чаще даже записываю дела на маленьком 9х9 листочке, и кладу листок на клавиатуру - утром, как проснулась, беру листок и иду с ним в ванну, обдумывая по дороге этот «план» и расставляя приоритеты, и к моменту возвращения к рабочему месту - я в голове уже имею четкую структуру дня. Тут Вы должны сами найти, как Вам удобнее планировать и организовывать. Писать на доске или листиках, в ежедневнике - или вести план на компьютере. Вычеркивать дела или закрашивать маркером. Писать списком, или по одному делу. Все, несомненно, зависит от Вашего типа работы и того, к чему Вы привыкли.
- Второе мое одно из самых любимых правил - это система 45+15. Работа по известной системе, позаимствованной у Яны Франк, а именно - 45 минут на работу + 15 минут - переключаемся на другое. Считается, что именно этот временной промежуток (45 минут, не зря один урок в школе длиться именно столько) наш мозг может быть в состоянии высокой работоспособности, а потом ему нужно дать немного отдыха. Хочется заметить, что хоть женщины и могут делать несколько дел одновременно, работая, качественно делать Вы можете одно дело. Поверьте и проверьте, но именно концентрация на одном элементе работы позволит в итоге выполнить всю работу быстрее. Если же Вы начнете параллельно делать несколько дел, суммарное время будет больше, настроение хуже, ощущение «о! сколько же мне всего нужно сделать!!» крайне неприятным, а перепрыгивание с задания на задание будет регулярно Вас сбивать и расконцентрировать. Конечно, если у Вас всего 2 часа в день, и Вы можете непрерывно их отработать - так и оставляйте. Но я работаю круглые сутки. У меня немного иная система планирования, благо мой ребенок и семья мне ее позволяют. Для этой цели у меня первой интернет-вкладкой (домашней страницей) - стоит online таймер. Я устанавливаю время на 45 минут, и когда они истекают - у меня выскакивает pop-up окно. На 15 минут - я купила себе песочные часы. Их ставлю прямо на свой графический планшет и, выключая монитор, ухожу. Тут как раз идет замечательное взаимодействие с системой флайледи, где 15-тиминутки - один из основных временных промежутков. Ухожу - делать домашние дела - пол/пыль, чай попить... разные варианты. Когда вижу, что время заканчивается - сажусь работать снова. Понятно, что с 6-ти месячным ребенком не всегда получается идти в режиме 45+15. Если он просыпается и требует маму в рабочую 45-минутку - я ставлю паузу в таймере. Если в 15-тиминутку - не обращаю уже на часы внимания. Как смогу - вернусь к рабочему режиму. Ребенок это и отдых и работа. Теперь его нужно не только кормить и переодевать - но и играть. Но иногда его можно занять на какое то время и рядом с работающей мамой - можно посадить малыша в ходунки/прыгунки/кресло/стульчик… Малыша можно заинтересовать игрушками. Когда детки становятся постарше - им уже можно дать конструктор, альбом с карандашами, пластилин, да что угодно - и тоже работать. Есть работа - которую можно совмещать с общением с малышом - это вязание, шитье игрушек… тогда - когда Вы можете сесть рядом - и рассказать сказку, дать малышу тряпочки, чтобы он, как и мама, «шил игрушки». Однако если у Вас есть возможность организовать непрерывный временной промежуток для работы - делайте в нем паузы! Наверняка, если в эти паузы Вы пробежитесь и сделаете что-то по дому, у Вас образуется дополнительное свободное время.
- Еще всем известный секрет (спасибо прогрессу) - вещи-помощники. Я так понимаю это секрет многих, но вещи у всех разные. У меня такой набор: стиральная машина, посудомоечная машина, хлебопечка, мультиварка, электромясорубка, чоппер, миксер.... (с ума сойти, сколько всего оказывается!). О том, как они экономят время и силы, можно написать и отдельную статью. Но неупомянуть я просто не в силах. В фаворитах у меня посудомоечная машина и мультиварка, а сейчас, с маленьким ребенком - стиральная машина... Еще вещи-помощники для мам маленьких деток - это слинг, шезлонг, манеж - кому что удобно. Я предпочитаю слинг :). Еще моя вещь-помощник (не знаю, как помогает, но время экономит) - это беспроводная мышь с настраиваемыми кнопками - шнур не цепляется (и не раздражает :)), и на 6 кнопках запрограмированны основные нужные мне комбинации клавиш - удобно. Вот еще не вещь, но незаменимый помощник - это интернет. Тут не только можно найти море интересной и нужной информации - но и заказать вещи/еду, оплатить услуги, и многое другое - главное, чтобы интернет из помощника - не превратился в поглотителя времени. Вообщем для оптимизации своего времени, не забывайте прибегать к помощи. Вы заметно сэкономите время, если за Вас будет стирать стиральная машина, мультиварка спасает от стояния у плиты, правильно настроенные программы ускорят Вашу работу, ищите свои, удобные методы.
- По ходу дела - или Заодно :) заметила, что многие используют этот секрет. Итак - идешь на кухню - собери по дороге вещи, которые нужно постирать - и закинь в стиральную машину; купается ребенок - помой раковину, протри поверхности, уберись в ванной; поставил чайник - разбери/собери посудомойку... в общем перед тем как куда-то идти или что-то делать - подумай 15 секунд, что можно сделать ещё! :) и используй. Еще можно параллельно делать физические упражнения - у меня фавориты разные упражнения для ног - и когда мелкого нужно укачать/поносить, или раковину помыть... Таким образом Вы украдете у дня еще немного времени, и не будете себя ощущать загнанной.
- Думать о важном. Важном для себя. Я могу не помыть пол, я не глажу пеленки и некоторую детскую одежду, у меня не идеальный порядок... тут у каждого свое. Помню ко мне в гости пришел мой бывший парень, я уже была замужем - а он мне помогал с компьютером. Зашел такой на кухню (ремонт посмотреть) и "ай как не хорошо, в доме дети - а у тебя пыль", и показывает мне на полочку. Я, конечно, промолчала - но про себя думала только "Как хорошо, что я не вышла замуж за тебя!" :)))) если Ваш супруг не приемлет пыль на полочках - то видимо придется ее вытирать (или его к этому как-то приучить :)), но мне очень повезло. Мы не "хрюши" и обожаем чистоту, но если что не на 100% - мы не будем из-за этого ругаться, уберем, как сможем. Потому что - не это Важно. А важное у каждого свое - у меня, это моя семья: муж, дети, их здоровье, отличное настроение, дружественная атмосфера, взаимная любовь и лад. Любовь - это, наверное, самое ценное в моей жизни. Любовь мужа и любовь детей, без всего этого сложно чувствовать себя полноценно счастливой… И несмотря на то, что я немного бизнес-леди, я ощущаю себя настоящей хранительницей домашнего очага, и мне кажется, именно ею и должна быть каждая женщина в семье. Поэтому, пожалуйста, при утверждении своего желания работать, не делайте это сильно во вред семье! Ведь не в деньгах счастье!!!
- Правильно организованное рабочее место. Кажется - какая ерунда, можно ноутбук на коленки - и сидя на диванчике что-то делать. Поверьте, расхолаживает. Рабочее «упругое» состояние расслабляется в «объятиях» дивана. У Вас должно быть свое рабочее место, оно должно быть всегда настроено на рабочий лад (понимаю, что рядом с клавиатурой может появляться чашка чая - но пускай стол Ваш не превратиться в филиал кухни J). Я сделала альбом с фотографиями интересно организованных рабочих мест,
. - Место для документов. Бумаги, которые касаются Вашей работы - договора, банковские выписки, да все, должно находится в одном, недосягаемом для малыша - но в тоже время удобном и в любое время доступном Вам месте. И все это должно быть структурировано. Заведите несколько папок, подпишите их, но обязательно, держите документы в порядке!
- Самообразование. Различные методики эффективности - например, тайм-менеджмент. Почитайте статьи на эту тему. У мам этот вопрос обычно стоит очень остро. Постоянно поддерживайте свои знания в тонусе. Учитесь. Совершенствуйтесь. Следите за тенденциями развития в вашей области.
Завтра я дам Вам информацию по следующим темам в силу своих знаний:
1. Оформление документов. Вопросы лицензирования.Подготовка и ведение документации. Работа с банком.
2. Оплата труда. Методы начисления зарплаты, перевода денег. Как оценить свой труд? Доход пропорционально усилиям.
3. Работа с клиентом. Деловой этикет удаленной работы. Что ожидает от Вас заказчик. "Подводные камни".
Если остались неосвещенными еще какие-то вопросы - задайте их, пожалуйста, в комментариях.