Об организации рабочего процесса
Наверняка многим приходилось сталкиваться с ситуацией, когда на работе возникает аврал и нужно проделать очень большой объем работы за короткий срок. Недавно у меня такой аврал образовался при выполнении стандартной процедуры, которая проводится при оказании клиентам определенной услуги.
В обычном режиме, все ее стадии проходят за пару дней нормального рабочего процесса. За этот срок готовятся необходимые внутренние документы, проводится согласование с юристами, собираются подписи всех заинтересованных подразделений и руководителей.
В этот раз все было как обычно, т.е. на выполнение задачи были те же несколько дней. За одним исключением. Если в среднем эту услугу приходится предоставлять одному клиенту в месяц, то в этом случае пришлось все делать для десяти клиентов одновременно. При этом большая часть процессов не подлежит синхронизации, что по закону подлости особенно справедливо в отношении самых трудоемких процедур.
Поэтому пришлось отложить в сторону все остальные дела и в срочном порядке готовить вал документов, дергать юристов чтобы они быстрее проводили анализ, выбивать из клиентов необходимые дополнительные сведения и просить секретарей побыстрее отдать готовые документы на подпись руководителям.
В то же время все заинтересованные в результате - клиенты, посредники и даже другие подразделения собственной конторы, без устали звонили и писали письма, чтобы уточнить когда все будет готово, тем самым только отвлекая от работы и замедляя процесс.
В результате все было сделано вовремя, но на флажке, в самый последний момент. При этом было истрачено масса сил и нервных клеток, накопилась большая куча отложенных дел и остался ворох бумаг на последующую обработку.
Я понимаю, что периодически такое неизбежно в любом деле, но в данном случае, как мне кажется, всей нервотрепки можно было избежать при более грамотной организации.
Дело в том, что такой приток новых клиентов произошел в связи с запуском нового проекта, и его организаторы, при установлении сроков, надеялись, что все пройдет гладко, а все подразделения отработают свой участок и спокойно выполнят поставленную задачу.
Но прежде чем запускать такой процесс нужно представлять - сколько какой этап займет времени, и озаботиться тем, чтобы выяснить у вовлеченных лиц сколько времени им понадобится. Вместо этого, они ограничились парой уточнений и услышали в наших подробных объяснениях только то, что им было интересно.
Начинаю думать, что ровно и гладко, при участии большого количества людей, не может идти ни один процесс. У каждого свое видение того, как все нужно сделать (я к слову не исключение), и все стремятся переложить ответственность на других. При таком подходе, на каком-нибудь участке обязательно происходит сбой.
В обычном режиме, все ее стадии проходят за пару дней нормального рабочего процесса. За этот срок готовятся необходимые внутренние документы, проводится согласование с юристами, собираются подписи всех заинтересованных подразделений и руководителей.
В этот раз все было как обычно, т.е. на выполнение задачи были те же несколько дней. За одним исключением. Если в среднем эту услугу приходится предоставлять одному клиенту в месяц, то в этом случае пришлось все делать для десяти клиентов одновременно. При этом большая часть процессов не подлежит синхронизации, что по закону подлости особенно справедливо в отношении самых трудоемких процедур.
Поэтому пришлось отложить в сторону все остальные дела и в срочном порядке готовить вал документов, дергать юристов чтобы они быстрее проводили анализ, выбивать из клиентов необходимые дополнительные сведения и просить секретарей побыстрее отдать готовые документы на подпись руководителям.
В то же время все заинтересованные в результате - клиенты, посредники и даже другие подразделения собственной конторы, без устали звонили и писали письма, чтобы уточнить когда все будет готово, тем самым только отвлекая от работы и замедляя процесс.
В результате все было сделано вовремя, но на флажке, в самый последний момент. При этом было истрачено масса сил и нервных клеток, накопилась большая куча отложенных дел и остался ворох бумаг на последующую обработку.
Я понимаю, что периодически такое неизбежно в любом деле, но в данном случае, как мне кажется, всей нервотрепки можно было избежать при более грамотной организации.
Дело в том, что такой приток новых клиентов произошел в связи с запуском нового проекта, и его организаторы, при установлении сроков, надеялись, что все пройдет гладко, а все подразделения отработают свой участок и спокойно выполнят поставленную задачу.
Но прежде чем запускать такой процесс нужно представлять - сколько какой этап займет времени, и озаботиться тем, чтобы выяснить у вовлеченных лиц сколько времени им понадобится. Вместо этого, они ограничились парой уточнений и услышали в наших подробных объяснениях только то, что им было интересно.
Начинаю думать, что ровно и гладко, при участии большого количества людей, не может идти ни один процесс. У каждого свое видение того, как все нужно сделать (я к слову не исключение), и все стремятся переложить ответственность на других. При таком подходе, на каком-нибудь участке обязательно происходит сбой.