Приемы для эффективности на работе - часть 1
Первая часть обещанных приемов для повышения эффективности собственной работы будет посвящена теме организации своего личного информационного пространства. Процесс поиска нужной информации - это черная дыра, в которую утекает куча времени плюс дико раздражает, когда не можешь в сотый раз найти какой-то срочно нужный контакт или документ. Что же можно сделать:
- Создать систему папок и подпапок в почтовом ящике и сортировать входящую и исходящую почту (как вручную, так и фильтрами). Причем папки желательно строить по системе МакКинзи MECE Mutually Exclusive Collectively Exhaustive. То есть папки не должны пересекаться по содержанию, любое письмо должно в большинстве случаев отправляться в одну и только в одну папку однозначно, и при этом в совокупности папки должны покрывать всю корреспондецию. Если папка "Прочее" или "Всякая фигня" занимает 40% ящика, то что-то в этой сказочке не так.
- Собрать все часто используемые справочные материалы, шаблоны документов, примеры презентаций, материалы с тренингов в одном месте. Рассортировать их также по папкам, чтобы любой документ находился быстро.
- Упорядочить закладки в браузере и в справочных системах (типа Консультанта или Гаранта).
- Создать нормальную адресную книгу с телефонами, адресами, e-mail'ами и прочей информацией о клиентах, коллегах и прочих людей, с которыми вы общаетесь. В идеале - дублировать базу и на телефон, и на компьютер.
- Создать для себя шаблоны стандартных писем и файлов для часто выполняемых стандартных действий.
- Создать и прикрутить к почте подпись с Вашими контактами.
- Выписать куда-нибудь в специально обученное место номера ваших важных документов - паспорт, загранпаспорт, ИНН, страховое свидетельство. А в идеале - снять копии или сканы. Чтобы если срочно потребуется номер, у вас он был под рукой.
- Выбрать удобную единую систему хранения паролей. Я, например, пользуюсь Key Rings для Palm - она хранит все пароли, логины, ключевые слова и т.д. под мастер-паролем. Есть также программы для компьютера и для телефона. Тогда вам нужно будет запомнить лишь мастер-пароль, чтобы иметь доступ ко всем своим ресурсам.
- Выяснить у своего IT-департамента, как часто они делают резервное копирование (бэкап) и какие именно данные сохраняются. Если ответ вас не устроит - делайте собственное копирование файлов на жесткий диск или флешку. Если вдруг упадет компьютер - вы себя еще не раз похвалите за предусмотрительность!
PS С первого взгляда кажется, что все это наведение порядка очень трудоемко. Реально же, если вы будете уделять классификации имеющихся данных по полчаса в день, вы скорее всего уже через пару-тройку недель завершите сортировку и организацию данных... а дальше уже только поддерживать.
Продолжение следует...
- Создать систему папок и подпапок в почтовом ящике и сортировать входящую и исходящую почту (как вручную, так и фильтрами). Причем папки желательно строить по системе МакКинзи MECE Mutually Exclusive Collectively Exhaustive. То есть папки не должны пересекаться по содержанию, любое письмо должно в большинстве случаев отправляться в одну и только в одну папку однозначно, и при этом в совокупности папки должны покрывать всю корреспондецию. Если папка "Прочее" или "Всякая фигня" занимает 40% ящика, то что-то в этой сказочке не так.
- Собрать все часто используемые справочные материалы, шаблоны документов, примеры презентаций, материалы с тренингов в одном месте. Рассортировать их также по папкам, чтобы любой документ находился быстро.
- Упорядочить закладки в браузере и в справочных системах (типа Консультанта или Гаранта).
- Создать нормальную адресную книгу с телефонами, адресами, e-mail'ами и прочей информацией о клиентах, коллегах и прочих людей, с которыми вы общаетесь. В идеале - дублировать базу и на телефон, и на компьютер.
- Создать для себя шаблоны стандартных писем и файлов для часто выполняемых стандартных действий.
- Создать и прикрутить к почте подпись с Вашими контактами.
- Выписать куда-нибудь в специально обученное место номера ваших важных документов - паспорт, загранпаспорт, ИНН, страховое свидетельство. А в идеале - снять копии или сканы. Чтобы если срочно потребуется номер, у вас он был под рукой.
- Выбрать удобную единую систему хранения паролей. Я, например, пользуюсь Key Rings для Palm - она хранит все пароли, логины, ключевые слова и т.д. под мастер-паролем. Есть также программы для компьютера и для телефона. Тогда вам нужно будет запомнить лишь мастер-пароль, чтобы иметь доступ ко всем своим ресурсам.
- Выяснить у своего IT-департамента, как часто они делают резервное копирование (бэкап) и какие именно данные сохраняются. Если ответ вас не устроит - делайте собственное копирование файлов на жесткий диск или флешку. Если вдруг упадет компьютер - вы себя еще не раз похвалите за предусмотрительность!
PS С первого взгляда кажется, что все это наведение порядка очень трудоемко. Реально же, если вы будете уделять классификации имеющихся данных по полчаса в день, вы скорее всего уже через пару-тройку недель завершите сортировку и организацию данных... а дальше уже только поддерживать.
Продолжение следует...