Как сделать выпускной? Практическое пособие для родителей.

[pasternak_jane]

Как делать выпускной?

Подготовка
Первое, и главное, нужно сразу настроиться на мир, а не на войну.
Ваша задача - сделать праздник.  Причем сделать его с минимальными эмоциональными и финансовыми затратами.
И если для вас выпускной - первый, то для школы это мероприятие, которое проводится каждый год. Сядьте с администрацией, выспросите, как это было в прошлом году, наверняка уже есть традиции, есть телефон хорошего ведущего, есть любимое место проведения. Может быть, есть контакты родителей, которые делали выпускной в прошлом году. (У нас была даже смета прошлого года)
Не изобретайте велосипед и учитесь на чужих ошибках!
Обычно, выпускной делается на всю параллель и уже в сентябре по его поводу собирается родительское собрание.
На этом собрании вы должны озвучить пожелания администрации и рассказать, что вы хотите сделать.
Учтите, что перед собранием у вас уже должен быть примерный план вечера!
Идеально, если на это собрание придет предполагаемый ведущий. Он профи, он умеет говорить, умеет разрядить обстановку.
Дайте людям возможность высказаться, скажите, что с интересом выслушайте все предложения, возьмите в руки карандаш и записывайте.
Не бойтесь! Внятных пожеланий будет немного.
Ваша задача на первом собрании вычленить родительский комитет. Нужны люди (обязательно от каждого класса), которые  мало говорят, но много делают. Для работы вам не нужен большой родительский комитет. Идеально - по человеку от класса.
По опыту. Родители, которые растопыривают пальцы и обещают купить весь ресторан, оплатить весь банкет, договорится с президентом о проведении выпускного на Марсе, позвать друга и друг «все бесплатно проведет», не сделают ничего и никогда. А сделают все мамы и папы, которые ничего не говорят, а после собрания подходят и спрашивают: «Чем помочь?».
Первые собрания самые сложные.  Конструктива от них - ровно ноль. Ни к какому согласию таким составом придти невозможно. И не ждите констуктива и согласия. Первое родительское собрание - ознакомительное.
Самый больной вопрос  всегда - деньги.
Объявляем сумму прошлого года. А дальше очень важно донести до людей, что они НЕ ОБЯЗАНЫ сдавать эти деньги.
Ребенок может прийти на официальную часть, абсолютно бесплатно получить аттестат и уйти. И это выбор ребенка и родителя. У нас такие дети были.
По итогу этого собрания родители должны знать две вещи:

1. Банкетная часть выпускного необязательна.
2. Но если вы решили, что ваш ребенок идет на эту часть, то вы должны будете сдать деньги.

Дальше нужно сделать так, чтоб родители проголосовали за то, что они готовы потратить на выпускной ххх $.
Тут важно не превратить собрание в базар, но дать людям выговориться.
Ваша задача улыбаться, сохранять спокойствие и добиться от присутствующих конкретной суммы.
Тогда после собрания распечатываете и раздаете всем выпускникам объявление о том, что:
Информируем вас, что на общем родительском собрании решено собрать по  ххх $
Если вы молчите, то мы считаем, что вы с этим согласны.
С любовью, родительский комитет.
И опять из опыта. Если люди, которые горазды кричать на общих собраниях, как бы от лица общественности, но они никогда не будут возмущаться лично от себя. Я была готова к шквалу звонков. Не позвонил никто.

Далее нужно начать собирать деньги. Деньги мы собирали в два этапа. Первая часть в сентябре, вторая в апреле.
Что нужно сделать в сентябре?

1. Забронировать место проведения.
2. Договориться с ведущим.
3. Договориться с артистами.
4. Договориться с фотографом и оператором на выпускной и на последний звонок.

Дело в том, что выпускные и последние звонки у всех школ проходят в одно время, и уже к новому году ХОРОШИХ профессионалов вы не найдете. А в апреле не найдете уже никого.
Категорически нельзя экономить на ведущем!
Хороший ведущий лишит вас огромного количества головной боли. Он всех знает, со всеми договорится, у него «наезженная» программа и если что-то  (кто-то) сорвется, он сам найдет альтернативу.
А теперь предполагаемые траты:

Выпускной

Аренда зала

ведущий

приглашенные артисты

Кавер-бенд

Украшение зала

Меню  для приглашенных учителей

Фотографы+видео

Торт

Последний звонок

Цветы учителям

Гелиевые шары для выпускников

Фото+видео

Пригласительные для учителей на выпускной и последний звонок

Выпускной альбом

Экзамены

Вода

Цветы для комиссии

Еда

Отдельно: подарок школе и подарок классному руководителю.
Собственно, дальше, заполняйте, считайте, исходя из вашего бюджета.
Будут родители, которые начнут требовать точную смету. Объясните, что это невозможно.
Что до последнего дня неизвестно, сколько учителей будет на линейке, сколько пойдет на выпускной. Что окончательный расчет будет возможен только после выпускного, потому что в последний момент всегда вылезают косяки и дырки, которые приходится затыкать.
Родительский комитет не нанятый персонал, он не обязан отчитываться по первому требованию.
Я  объясняла, что я все посчитаю, но я посчитаю тогда, когда это МНЕ удобно. Если кто-то хочет заняться промежуточными подсчетами, то я дам все цифры и даже калькулятор.
Если кто-то хочет, чтоб в украшении зала были использованы только белые розы, пусть займется украшением зала.
Если кто-то хочет, чтоб на столах у детей стояла только определенная вода, пусть займется закупкой воды.
Если кто-то знает, где купить дешевые цветы, с удовольствием возьмите контакты, а еще лучше, пусть он займется закупкой цветов.
Максимально делегируйте полномочия, не пытайтесь все сделать сами - это путь к нервному срыву.
Другое дело, что большинство родителей готовы давать ценные указания, а вот делать ничего не готовы. И тут главное, не обижаться, не раздражаться и не позволять собой командовать. Потому что всем угодить все равно не получиться, а пытаться это сделать это, опять таки, путь к нервному срыву.
Выпускной

1. Если есть пауза, в которой переставляются столы, нужно продумать чем все будут заниматься в это время. У нас работал шаржист и фотограф в фотозоне. Час с хвостом пролетел незаметно, по-моему, даже все со всеми не успели перефотографироваться. Можно еще заказывать мимов, фокусников и прочие развлечения.
2. Нужно продумать рассадку. Для выпускников мы напечатали схему зала, и они в паузе, решили, кто и где сидит. Но нужно делать что-то подобное и для родителей, потому что продумать заранее,  кто с кем захочет сесть практически невозможно. Сейчас я бы делала два больших стола, чтоб не было вариантов. Потому что рассадка родителей отъела кусок нервов.
3. Должен быть человек, который отвечает за учителей. Их надо контролировать, подносить им кофе, препроводить со всеми почестями за столы.       

По Минску дам конкретные координаты и цифры в личку.
Если есть вопросы  - отвечу :)