Как вести несколько проектов одновременно: 7 практических советов
В последнее время многие психологи поднимают вопрос о целесообразности работы над несколькими проектами одновременно. Если 10-15 лет назад считалось, что успешный человек должен вести не менее десятка параллельных проектов, то сейчас, наоборот, призывают не распыляться. Но куда деваться, если на данном этапе жизнь складывается таким образом, что нужно сделать кучу дел сразу? Неоднократно сталкиваясь с подобной проблемой, я перепробовала кучу методик и техник по самоорганизации, тайм-менеджменту, личной эффективности и пр. В итоге выделила для себя несколько инструментов, которые действительно помогают работать:
1. К идее папки проектов я пришла самостоятельно, хотя похожие методики находила в разных источниках. Я лучше воспринимаю информацию, которую можно «подержать», то есть написанную от руки, распечатанную, нарисованную на бумаге и т.п. Кстати, когда-то читала исследование, где говорилось, что женские журналы не умрут никогда, так как женщины лучше воспринимают информацию, когда ощущают ее на материальном уровне (держат в руках). Ко мне это относится на 100%. Поэтому все, что касается какого-то проекта, даже записанное на клочке бумаги, я складываю в «файлик» с названием этого проекта. Если это было напечатано на компьютере, соответственно распечатываю. Файлик вкладывается в общую папку проектов. Когда проект завершен - распечатываю все этапы его реализации и подшиваю в отдельный скоросшиватель, чтобы потом не забыть, как все начиналось и завершалось.
2. О системе 45/15 я прочитала в книге Яны Франк «Муза и чудовище: как организовать творческий труд». Суть - как в школе: 45 минут трудимся, 15 минут отдыхаем (пьем чай, читаем блоги, новости, выходим в туалет, общаемся с коллегами и т.д.). Система основана на многочисленных опытах, которые показывают, что мозг способен концентрироваться на задаче не более 40-45 минут, затем ему нужен отдых. После 15-минутного перерыва способность к концентрации восстанавливается. Это полезно не только с точки зрения здоровья организма, но и качества проекта. Например, если я готовлю презентацию, то не перечитываю уже написанное, чтобы не отвлекаться и не «потерять мысль». А когда после перерыва свежим взглядом просматриваю наработанное, сразу видно, что нужно поправить. Эта система также помогает мне работать над параллельными проектами: 2 «академических» часа я работаю над одной задачей, не переключаясь и не отвлекаясь, потом над следующей и т.д. 15-минутного перерыва хватает на то, чтобы отложить один проект и перейти к другому.
3. О системе «6 важных дел» я узнала из книги основательницы компании Mary Kay, когда работала над промо-проектом для представителей фирмы. Суть этой системы: в конце дня пишется список из шести дел на завтра в порядке убывания важности. То есть 1 - самое важное из важных, 6 - наименее важное из важных. Утром работа начинается с этого списка. По завершении дела, оно вычеркивается и начинается следующее. Если что-то не удается завершить сегодня, оно переносится на завтра первым пунктом. Этот подход требует высоких навыков самоорганизации (впрочем, как и предыдущий).
4. Майнд-карты (интеллект-карты) - наглядное пособие того, что сделано или планируется делать. Многие ведут их на компьютере в специальных программах, кто-то рисует на ватмане над столом, мне привычнее в блокноте. Их удобно использовать не только для работы над текущими проектами, но и для структурирования идей. На основных «ветках» расписываются крупные проекты, от них ответвляются задачи и подзадачи. Когда проект завершен, я обвожу его красным маркером.
5. Мотивация, точнее, самомотивация - это то, что приходится стимулировать постоянно, чтобы работа двигалась дальше. Когда проект внешний, и у него есть конкретный заказчик, тут проблем не возникает: поставлены сроки, бюджет, хочешь-не хочешь - нужно делать. А когда проект свой собственный, сверху никто не давит, тут уже сложнее. У меня так бывает: придумываю что-то интересное, принимаюсь за разработку, погрязаю в рутине и через неделю теряю к этому интерес, в итоге хорошая идея затухает на несколько месяцев. Чтобы этого не случилось, я придумываю для себя разные поощрения за проделанную работу, преимущественно материальные )): от покупки того, чего давно хотелось, до какой-нибудь поездки или внеплановой встречи с подругой.
6. Матрица Эйзенхауэра изучается на всех курсах по менеджменту как основа планирования. Согласно его классификации, дела делятся на: 1. «срочные и важные», 2. «несрочные и важные», 3. «срочные и неважные», 4. «несрочные и неважные». Он писал, что концентрироваться нужно на первых двух категориях, а дела из 3 и 4 категорий делегировать или оставлять на потом. Иными словами, контакты с клиентами - это срочно и важно, а ответ на комменты в соцсетях - это не срочно и не важно. Когда человек начинает не только ранжировать, но и выполнять свои дела по этой матрице, его эффективность возрастает, проверено на личном опыте.
7. Потоковое планирование помогает разбить крупные проекты на мелкие шаги (потоки), причем, этот метод хорошо работает и в личной жизни, например, когда требуется организовать новогоднюю вечеринку. Лист бумаги делится на 4-7 колонок, в зависимости от объема задач (больше уже не целесообразно). В заголовке каждой колонки пишется название проекта, а ниже по пунктам прописывается, что нужно сделать по каждому направлению. Задачи должны быть легко выполнимыми, чтобы их можно было быстро вычеркнуть из списка, например: «прописать содержание презентации, сделать наброски обложки» и т.п. Если формулировки слишком общие, будет сложно представить, сколько времени потребуется на выполнение задачи, и тогда появится больше соблазнов отвлечься на соцсети, чай или телефон. Эта система позволяет быстро переключаться с одной задачи на другую и не тратить время на размышления, что сделать дальше. Эту методику я когда-то подсмотрела в одном из сообществ флайледи, и она мне понравилась своей простотой и эффективностью. Если я веду такие списки на компьютере, то выполненные задачи помечаю желтым маркером, незавершенные, когда окончательное решение зависит не от меня - зеленым, а те задачи, которые по каким-то причинам сорвались - красным.
P.S. Когда Арнольда Шварцнегера спросили: «Как Вы все успеваете?» Он ответил: «В сутках 24 часа: 6 часов на сон, остальное время пахать! Если Вам не хватает 6 часов - спите быстрее!».
1. К идее папки проектов я пришла самостоятельно, хотя похожие методики находила в разных источниках. Я лучше воспринимаю информацию, которую можно «подержать», то есть написанную от руки, распечатанную, нарисованную на бумаге и т.п. Кстати, когда-то читала исследование, где говорилось, что женские журналы не умрут никогда, так как женщины лучше воспринимают информацию, когда ощущают ее на материальном уровне (держат в руках). Ко мне это относится на 100%. Поэтому все, что касается какого-то проекта, даже записанное на клочке бумаги, я складываю в «файлик» с названием этого проекта. Если это было напечатано на компьютере, соответственно распечатываю. Файлик вкладывается в общую папку проектов. Когда проект завершен - распечатываю все этапы его реализации и подшиваю в отдельный скоросшиватель, чтобы потом не забыть, как все начиналось и завершалось.
2. О системе 45/15 я прочитала в книге Яны Франк «Муза и чудовище: как организовать творческий труд». Суть - как в школе: 45 минут трудимся, 15 минут отдыхаем (пьем чай, читаем блоги, новости, выходим в туалет, общаемся с коллегами и т.д.). Система основана на многочисленных опытах, которые показывают, что мозг способен концентрироваться на задаче не более 40-45 минут, затем ему нужен отдых. После 15-минутного перерыва способность к концентрации восстанавливается. Это полезно не только с точки зрения здоровья организма, но и качества проекта. Например, если я готовлю презентацию, то не перечитываю уже написанное, чтобы не отвлекаться и не «потерять мысль». А когда после перерыва свежим взглядом просматриваю наработанное, сразу видно, что нужно поправить. Эта система также помогает мне работать над параллельными проектами: 2 «академических» часа я работаю над одной задачей, не переключаясь и не отвлекаясь, потом над следующей и т.д. 15-минутного перерыва хватает на то, чтобы отложить один проект и перейти к другому.
3. О системе «6 важных дел» я узнала из книги основательницы компании Mary Kay, когда работала над промо-проектом для представителей фирмы. Суть этой системы: в конце дня пишется список из шести дел на завтра в порядке убывания важности. То есть 1 - самое важное из важных, 6 - наименее важное из важных. Утром работа начинается с этого списка. По завершении дела, оно вычеркивается и начинается следующее. Если что-то не удается завершить сегодня, оно переносится на завтра первым пунктом. Этот подход требует высоких навыков самоорганизации (впрочем, как и предыдущий).
4. Майнд-карты (интеллект-карты) - наглядное пособие того, что сделано или планируется делать. Многие ведут их на компьютере в специальных программах, кто-то рисует на ватмане над столом, мне привычнее в блокноте. Их удобно использовать не только для работы над текущими проектами, но и для структурирования идей. На основных «ветках» расписываются крупные проекты, от них ответвляются задачи и подзадачи. Когда проект завершен, я обвожу его красным маркером.
5. Мотивация, точнее, самомотивация - это то, что приходится стимулировать постоянно, чтобы работа двигалась дальше. Когда проект внешний, и у него есть конкретный заказчик, тут проблем не возникает: поставлены сроки, бюджет, хочешь-не хочешь - нужно делать. А когда проект свой собственный, сверху никто не давит, тут уже сложнее. У меня так бывает: придумываю что-то интересное, принимаюсь за разработку, погрязаю в рутине и через неделю теряю к этому интерес, в итоге хорошая идея затухает на несколько месяцев. Чтобы этого не случилось, я придумываю для себя разные поощрения за проделанную работу, преимущественно материальные )): от покупки того, чего давно хотелось, до какой-нибудь поездки или внеплановой встречи с подругой.
6. Матрица Эйзенхауэра изучается на всех курсах по менеджменту как основа планирования. Согласно его классификации, дела делятся на: 1. «срочные и важные», 2. «несрочные и важные», 3. «срочные и неважные», 4. «несрочные и неважные». Он писал, что концентрироваться нужно на первых двух категориях, а дела из 3 и 4 категорий делегировать или оставлять на потом. Иными словами, контакты с клиентами - это срочно и важно, а ответ на комменты в соцсетях - это не срочно и не важно. Когда человек начинает не только ранжировать, но и выполнять свои дела по этой матрице, его эффективность возрастает, проверено на личном опыте.
7. Потоковое планирование помогает разбить крупные проекты на мелкие шаги (потоки), причем, этот метод хорошо работает и в личной жизни, например, когда требуется организовать новогоднюю вечеринку. Лист бумаги делится на 4-7 колонок, в зависимости от объема задач (больше уже не целесообразно). В заголовке каждой колонки пишется название проекта, а ниже по пунктам прописывается, что нужно сделать по каждому направлению. Задачи должны быть легко выполнимыми, чтобы их можно было быстро вычеркнуть из списка, например: «прописать содержание презентации, сделать наброски обложки» и т.п. Если формулировки слишком общие, будет сложно представить, сколько времени потребуется на выполнение задачи, и тогда появится больше соблазнов отвлечься на соцсети, чай или телефон. Эта система позволяет быстро переключаться с одной задачи на другую и не тратить время на размышления, что сделать дальше. Эту методику я когда-то подсмотрела в одном из сообществ флайледи, и она мне понравилась своей простотой и эффективностью. Если я веду такие списки на компьютере, то выполненные задачи помечаю желтым маркером, незавершенные, когда окончательное решение зависит не от меня - зеленым, а те задачи, которые по каким-то причинам сорвались - красным.
P.S. Когда Арнольда Шварцнегера спросили: «Как Вы все успеваете?» Он ответил: «В сутках 24 часа: 6 часов на сон, остальное время пахать! Если Вам не хватает 6 часов - спите быстрее!».