Сказка о потерянном времени, как и обещала. Часть 3
Предисловие http://shua-cat.livejournal.com/85389.html
Часть 1 http://shua-cat.livejournal.com/86765.html
Часть 2 http://shua-cat.livejournal.com/87785.html
Я так увлеклась оптимизацией своего времени, что не запланировала времени на написания сего поста. Сегодня больших и важных мыслей не будет, а будет несколько маленьких приемов успевать больше, которые я использую на практике.
Первый принцип - 45/15. Смысл его в том, что мы можем эффективно заниматься одним делом в среднем 45 минут. После чего концентрация снижается, внимание рассеивается и для продолжения эффективной работы нужен отдых. Для отдыха достаточно 15 минут. Потом можно опять 45 минут работать над задачей. В идеале, эти 45 минут вас никто не должен трогать и ничего не должно отвлекать. Этим принципом я пользуюсь, когда занимаюсь чем-то, требующим концентрации, как на работе, так и дома (написание текстов для блога, вязание, работа с бисером и т.п.). 15 минут отдыха лучше всего потратить на что-то, что заставит вас встать со стула и расслабить мозги: прибраться вокруг себя, сделать разминку, посмотреть видео. Для успешного следования принципу подойдет любой онлайн-таймер.
Второй принцип очень помогает соблюдать первый принцип. Если мессенджеры ("аська", скайп и т.п.) не нужны вам прямо сейчас для работы, их нужно убрать из поля зрения. Например, я настроила свой компьютер таким образом, что все эти программы сидят спокойно в трее и никаких всплывающих окошек мне не показывают. Увидеть их я могу, нажав на кнопочку слева от часиков в нижнем углу экрана. Отвлечение на такие программы во время 45-минутной сессии сосредоточенной работы сильно снижают эффективность: внимание "гуляет".
Третий принцип касается работы за компьютером. Комп должен работать быстро. Для этого все ненужные в данный момент программы, файлы, окна в браузере закрываются. На рабочем столе наводится порядок, убираются лишние ярлыки. Самые часто используемые страницы помещаются в закладки, программы - в панель быстрого запуска. К важным сетевым папкам или папкам, зарытым глубоко на диске, ведут ярлыки (их тоже можно спрятать в панель быстрого запуска).
К слову, этому принципу мне сложно следовать: я любитель за 15-минутный перерыв открыть в опере 52 закладки и сохранить на рабочем столе 32 файла для "потом посмотреть". Но я обязую себя разбирать это сразу же, как только это снижает быстродействие системы.
Четвертый принцип. Опять про комп. Все часто повторяющиеся операции автоматизируются. Письма раскладываются по папкам при помощи фильтров. Бэкапы делаются специальными программами в одно нажатие кнопки. В экселе все считают формулы, а при частом повторении сложных действий - макросы. Сюда же отнесу освоение слепого способа печати. Если вы в день печатаете больше трех предложений, то он вам уже нужен. Очень бесит, когда какая-нибудь тетя в инстанции печатает двумя пальчиками. Ррр!
baicalensis в комментариях подсказала: "У меня аська исключительно рабочий инструмент,экономить время помогла настройка шаблонов ответов". Шаблоны - великая вещь, когда приходится отправлять однотипные ответы/письма/сообщения.
Ну и пятый принцип. Содержать все вокруг себя в порядке или состоянии, близком к нему. Это касается компьютера и файлов в нем, рабочего стола, комнаты/кабинета. Как минимум нужно знать, где что лежит, ни об что не спотыкаться при перемещениях, иметь свободное место, чтобы положить то, что нужно в данный момент, не разгребая завалы и не продираясь сквозь чащу бумаг, ручек и стаканов с недопитым кофе.
Следование этим пяти принципам помогли мне повысить эффективность раза в два. Как добиться следующего удвоения, я пока не придумала. Идеи можно (нужно!) оставлять в комментариях.
© shua_cat