ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ ДОМОХОЗЯЕК В 3 ЭТАПА. ЭТАП 2. ДОМАШНЯЯ КАНЦЕЛЯРИЯ
http://kursmd.ru/etap2/
ЭТАП 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОМАШНЕЙ КАНЦЕЛЯРИИ.
Важными составляющими любого менеджмента, в том числе и домашнего, являются планирование, учет и контроль. Для них на хорошо организованных предприятиях создается множество разнообразных документов. И делается это не только в целях удовлетворения различных контролирующих органов, но и для облегчения собственной работы.
Графики поставок и закупок, инвентарные списки, должностные инструкции, описания бизнес-процессов, журналы учета выполнения работ и учета рабочего времени, техкарты, данные о клиентах, личные дела сотрудников, графики и планы обучения персонала, планы развития бизнеса и пр.
Также и в домашнем менеджменте. В каждом организованном доме должна быть своя «канцелярия». Она служит для тех же целей, что и на производстве, но в масштабах семьи: для учета материальных и финансовых ресурсов, для планирования развития домашнего хозяйства и поддержания его жизнеспособности, для контроля исполнения планов и текущей деятельности. Кажется, что составление различных планов и многочисленных контрольных списков отнимает массу времени - но, в конечном итоге, последующая экономия времени превышает все первоначальные затраты.
Самым известным на территории постсоветского пространства вариантом «домашней канцелярии» является контрольный журнал, пришедший из американской системы «Флайледи». Это своего рода личный планировщик профессиональной домохозяйки. Для чего он ведется? Как известно, в голове всего не удержишь. В Контрольном Журнале домохозяйки собрана вся полезная информация, необходимая для нормального функционирования семьи. Сюда входят: описания ежедневных рутин, списки продуктов и дел, меню для семьи, важные телефоны, адреса и даты, личные данные членов твоей семьи и многое другое. домашняя канцелярия
Выглядеть он может как угодно. Вернее, как тебе удобно. Это может быть ежедневник, блокнот, общая тетрадь или папка с кольцами и сменными листами. Или же в виде контрольного центра на стене или дверце холодильника. В любом виде пользу Домашней Канцелярии трудно переоценить.
На сайте замечательной хозяйки Марины Куновской «Умная кухня, легкий быт» есть великолепная статья об организации Домашней Канцелярии Домашняя канцелярия: как помогают упорядочить жизнь планы и контрольные списки?, часть которой мы приводим ниже. Как говорится, ни добавить, ни отнять.
ДОМАШНИЙ СПРАВОЧНИК: КАК СОБРАТЬ И ОРГАНИЗОВАТЬ НЕОБХОДИМУЮ СЕМЬЕ ИНФОРМАЦИЮ?
Эта совместно написанная членами семьи книга содержит полезные данные о членах семьи и домашним хозяйстве и повседневной жизни семьи, которые будут необходимы в течение длительного срока. Они могут дополняться и отчасти изменятся, но не слишком часто, и, как правило, не полностью. Каждый из членов семьи сможет обращаться к этому справочнику по любой домашней и семейной надобности, не разыскивая сведения в разных источниках. К нему же можно порой отсылать приходящих в дом родных, близких и наемных работников.
ВОТ КАКИЕ ДАННЫЕ ДЛЯ ДЛИТЕЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОГУТ ВАМ ПРИГОДИТЬСЯ.
Общие сведения о каждом из членов семьи: паспортные данные, координаты места работы, сведения о страховке, телефоны ближайших родственников, личного парикмахера, врача, юриста и других специалистов, с которыми приходится регулярно контактировать, размеры одежды и обуви, сведения об аллергиях и постоянно используемых медикаментах. Часть этих данных может пригодиться каждому из членов семьи в любой момент (например, если приходится заполнять какой-нибудь документ для жилищной службы в отсутствие супруга, либо покупать ему предмет гардероба в подарок). Другими будет пользоваться скорее сам описываемый субъект (и это позволит ему считать данную книгу и своей тоже). Третьи могут быть нужны в экстренных случаях.
Сведения о детях для няни и других приходящих помощников: особенности здоровья, любимая еда, игры, книги, разрешенное время для просмотра телепередач и компьютеров, основные требования и запреты, ритуалы для укладывания спать.
Сведения о домашних любимцах, если таковые имеются: имя, распорядок кормления и выгула, сведения о сделанных прививках, предпочитаемый и необходимый корм, телефон ветеринара и других специалистов, которые участвуют в жизнеобеспечении вашего зверя, существенные для общения с ним данные о привычках.
Список обязательных работ по обслуживанию дома, с разбивкой по месяцам. Сюда могут войти, например, замена фильтров в вытяжке и катриджей в фильтре для воды, утепление окон осенью и их мытье весной или несколько раз в год, специальный уход за коврами и мягкой мебелью, смена штор, профилактические вызовы сантехника и т.д.
Список телефонов служб экстренной помощи (от спасателей до аварийной службы городской электросети).
Список телефонов мастеров-ремонтников, к которым вы обращаетесь в случае любых поломок.
Данные о технических устройствах, имеющихся в доме: срок гарантии, место хранения инструкции, данные о сменных элементах, необходимость регулярного обслуживания, адрес сервисного центра.
Данные об автомобиле (автомобилях): марка, год выпуска, обычные даты техосмотров.
Сведения о даче: адрес, возможности проезда, телефон руководителя садового товарищества и\или необходимых сервисных служб.
Даты, которые семья отмечает совместно.
Выработанные на семейном совете принципы домашнего питания.
Список продуктов и предметов постоянного потребления, которые вы хотите постоянно иметь в доме.
Стандартный план подготовки домашнего приема: список необходимых действий и сроков для них.
Распорядок работы окрестных магазинов и других необходимых служб.
Адреса и графики работы интернет-магазинов, услугами которых вы пользуетесь.
Телефоны общих друзей семьи.
Список адресатов для поздравлений - с Новым годом, днями рождения и религиозными праздниками.
Список вещей собираемых в дорогу.
Список дел, которые необходимо уладить перед отъездом.
Список вещей, которые нужно взять с собой в случае чрезвычайной ситуации.канцелярия
Нужны ли вам все эти списки? Конечно, не все: у вас может не быть машины и дачи, вы можете закупаться в одном-единственном гипермаркете, так что его адрес и распорядок работы будете помнить единственным путем, вы можете быть равнодушны к домашним приемам. Выберите нужные, дополните тем, что нужно именно вам, и поместите их под одну обложку (или в одну папку в компьютере). Это сильно сэкономит ваше время. Создавая список, который может время от времени дополняться, оставьте вслед за ним несколько свободных листов. Тогда каждый из членов семьи сможет быстро его дополнить (например, если открыл для себя новый интернет-магазин, торгующий чем-то общеполезным).
Некоторые семьи предпочитают более подробно контролировать свое питание и потому создают для всего, что касается закупки продуктов, диеты и готовки, отдельную «домашнюю кулинарную книгу» . В этом есть своя логика: кулинарная книга может храниться на кухне, отдельно от остальных данных - тогда в основном справочнике будет легче сориентироваться.
Вся семья и каждый из ее членов может ограничить доступ к каким-то конфиденциальным данным, но в то же время сделать их доступными в экстренных случаях. К таким данным могут относиться, например, пароли для электронной почты и кошельков, данные для доступа к вашим веб-ресурсам, форумам, зашифрованным папкам компьютера, пин-коды мобильников и банковских карточек. Что ж, кроме общесемейного справочника можно дополнительно создать индивидуальные и оговорить, кто и в каких случаях к ним может обращаться.
Домашний справочник не создается в один день. Заботы по составлению части списков супруги могут разделить, консультируясь только на последнем этапе, другие же составлять вместе. Основу для некоторых списков - например, вещей, необходимых в дороге - можно найти готовой на тематических сайтах.
В любом случае, не стоит делать больше одного пункта за день - но, если уж взялись, то и прерывать это занятие больше чем на день не стоит. Иначе оно рискует никогда не быть законченным.
ДОМАШНИЙ ПЛАНИРОВЩИК: КАК СДЕЛАТЬ ДОМАШНИЙ БЫТ РАЦИОНАЛЬНЕЕ С ПОМОЩЬЮ СПИСКОВ, ГРАФИКОВ И ПЛАНОВ?
домашний планировщик
Если домашний справочник описывает текущее состояние семьи и домашнего хозяйства, ваши общие ресурсы, то домашний планировщик - деятельность домочадцев по поддержанию общего комфорта. Он состоит из списков, регламентирующих стандартные дела, и из планов и графиков, охватывающих определенные промежутки времени.
РАЗДЕЛ СТАНДАРТНЫХ АЛГОРИТМОВ МОЖЕТ ВКЛЮЧАТЬ:
Стандартные утренние дела по дому.
Стандартные вечерние дела по дому.
Стандартные дела после работы\после возвращения ребенка из школы и садика.
Расписание стандартных дел для каждого дня недели (большинство организованных семей выделяют, как минимум, день для общих собраний и обсуждения планов на неделю, день для инвентаризации холодильника, день для планирования меню, день для закупок провизии на неделю).
Таблица с расписанием поддерживающей уборки по четырем территориальным зонам жилища. Идея (наиболее ярко сформулированная в системе Флайледи) в том, чтобы изо дня в день, по пятнадцать минут наводить порядок в одной из территориальных зон в течение недели. Например, в первую неделю месяца - на кухне, во вторую - в прихожей и ванной, в третью - в гостиной и детской, в четвертую - в остальных комнатах. Таким образом снимается необходимость в редких изматывающих уборочных авралах, и дом содержится в приличном виде.
Алгоритм последовательной уборки каждой территориальной зоны.
Алгоритм еженедельной косметической уборки всего жилища.
Список «горячих точек» жилища, нуждающихся в регулярном внимании. К этому списку домочадцы обращаются, когда хотят посвятить дому пять-десять минут времени, и не видят места для приложения сил.
РАЗДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ МОЖЕТ ВКЛЮЧАТЬ В СЕБЯ
Семейный календарь.
График домашних работ.
Приходно-расходную книгу.
Листы учета оплаты за электричество, газ, воду.
План ближайших покупок для обустройства дома.
Виш-листы каждого из членов семьи.
План питания на неделю.
Список для продуктового магазина.
Опись содержимого холодильника.
График ухода за садом, огородом, домашними растениями.
Расписание приема лекарств, витаминов, пищевых добавок и т.д.
Режим дня для детей.
Список взятых напрокат и данных в долг вещей, в т.ч. книг, дисков и т.д.
Если все домашние дела - ответственность одного из членов семьи, то большинство пунктов данного списка также могут быть помещены под одну обложку. Если хозяйство ведется совместно, то большинство из списков разумнее сделать автономными и найти для них общедоступное место, где они всегда будут в поле зрения. В любом случае, планировщик будет состоять из двух частей - упорядоченного собрания документов в виде тетрадки или папки, и отдельных бланков. В большинстве организованных семей в общедоступном месте висит семейный календарь и график домашних работ, где ответственные за них члены семьи делают отметки. Опись содержимого холодильника, как правило, размещается на его дверце. Список для продуктового магазина составляется перед конкретными закупками - но можно включить в стандартный бланк продукты, которые вы закупаете постоянно, и только отмечать потребность в них.
домашняя канцелярия флайледиКак и домашний справочник, домашний планировщик лучше заполнять постепенно, но не прерываясь на слишком длительный срок. Если вы ведете хозяйство совместно, то эту работу лучше не делить, а совместно же и делать, уделяя ей по десять минут в день до завершения проекта. Ведь списки, где говорится о необходимых делах, затрагивают представления о комфорте каждого из членов семьи, и предполагают затраты времени каждого. Поэтому важно, чтобы участники данной деятельности действительно сознательно согласились с данным планом.
Автономно хранящаяся часть домашнего планировщика, кроме составленных вами документов, может иметь отделение (например, в виде кармана на обложке тетрадки), где вы храните приглашения, купоны со скидками, объявления об услугах, которые могут пригодится в обозримой перспективе, и прочие бумаги с информацией, имеющей ценность для семьи в течение ограниченного времени. Только не забудьте внести в домашний календарь день - хотя бы раз в квартал - когда вы будете разбирать эти бумаги и выбрасывать устаревшие.
ЭТАП 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОМАШНЕЙ КАНЦЕЛЯРИИ.
Важными составляющими любого менеджмента, в том числе и домашнего, являются планирование, учет и контроль. Для них на хорошо организованных предприятиях создается множество разнообразных документов. И делается это не только в целях удовлетворения различных контролирующих органов, но и для облегчения собственной работы.
Графики поставок и закупок, инвентарные списки, должностные инструкции, описания бизнес-процессов, журналы учета выполнения работ и учета рабочего времени, техкарты, данные о клиентах, личные дела сотрудников, графики и планы обучения персонала, планы развития бизнеса и пр.
Также и в домашнем менеджменте. В каждом организованном доме должна быть своя «канцелярия». Она служит для тех же целей, что и на производстве, но в масштабах семьи: для учета материальных и финансовых ресурсов, для планирования развития домашнего хозяйства и поддержания его жизнеспособности, для контроля исполнения планов и текущей деятельности. Кажется, что составление различных планов и многочисленных контрольных списков отнимает массу времени - но, в конечном итоге, последующая экономия времени превышает все первоначальные затраты.
Самым известным на территории постсоветского пространства вариантом «домашней канцелярии» является контрольный журнал, пришедший из американской системы «Флайледи». Это своего рода личный планировщик профессиональной домохозяйки. Для чего он ведется? Как известно, в голове всего не удержишь. В Контрольном Журнале домохозяйки собрана вся полезная информация, необходимая для нормального функционирования семьи. Сюда входят: описания ежедневных рутин, списки продуктов и дел, меню для семьи, важные телефоны, адреса и даты, личные данные членов твоей семьи и многое другое. домашняя канцелярия
Выглядеть он может как угодно. Вернее, как тебе удобно. Это может быть ежедневник, блокнот, общая тетрадь или папка с кольцами и сменными листами. Или же в виде контрольного центра на стене или дверце холодильника. В любом виде пользу Домашней Канцелярии трудно переоценить.
На сайте замечательной хозяйки Марины Куновской «Умная кухня, легкий быт» есть великолепная статья об организации Домашней Канцелярии Домашняя канцелярия: как помогают упорядочить жизнь планы и контрольные списки?, часть которой мы приводим ниже. Как говорится, ни добавить, ни отнять.
ДОМАШНИЙ СПРАВОЧНИК: КАК СОБРАТЬ И ОРГАНИЗОВАТЬ НЕОБХОДИМУЮ СЕМЬЕ ИНФОРМАЦИЮ?
Эта совместно написанная членами семьи книга содержит полезные данные о членах семьи и домашним хозяйстве и повседневной жизни семьи, которые будут необходимы в течение длительного срока. Они могут дополняться и отчасти изменятся, но не слишком часто, и, как правило, не полностью. Каждый из членов семьи сможет обращаться к этому справочнику по любой домашней и семейной надобности, не разыскивая сведения в разных источниках. К нему же можно порой отсылать приходящих в дом родных, близких и наемных работников.
ВОТ КАКИЕ ДАННЫЕ ДЛЯ ДЛИТЕЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОГУТ ВАМ ПРИГОДИТЬСЯ.
Общие сведения о каждом из членов семьи: паспортные данные, координаты места работы, сведения о страховке, телефоны ближайших родственников, личного парикмахера, врача, юриста и других специалистов, с которыми приходится регулярно контактировать, размеры одежды и обуви, сведения об аллергиях и постоянно используемых медикаментах. Часть этих данных может пригодиться каждому из членов семьи в любой момент (например, если приходится заполнять какой-нибудь документ для жилищной службы в отсутствие супруга, либо покупать ему предмет гардероба в подарок). Другими будет пользоваться скорее сам описываемый субъект (и это позволит ему считать данную книгу и своей тоже). Третьи могут быть нужны в экстренных случаях.
Сведения о детях для няни и других приходящих помощников: особенности здоровья, любимая еда, игры, книги, разрешенное время для просмотра телепередач и компьютеров, основные требования и запреты, ритуалы для укладывания спать.
Сведения о домашних любимцах, если таковые имеются: имя, распорядок кормления и выгула, сведения о сделанных прививках, предпочитаемый и необходимый корм, телефон ветеринара и других специалистов, которые участвуют в жизнеобеспечении вашего зверя, существенные для общения с ним данные о привычках.
Список обязательных работ по обслуживанию дома, с разбивкой по месяцам. Сюда могут войти, например, замена фильтров в вытяжке и катриджей в фильтре для воды, утепление окон осенью и их мытье весной или несколько раз в год, специальный уход за коврами и мягкой мебелью, смена штор, профилактические вызовы сантехника и т.д.
Список телефонов служб экстренной помощи (от спасателей до аварийной службы городской электросети).
Список телефонов мастеров-ремонтников, к которым вы обращаетесь в случае любых поломок.
Данные о технических устройствах, имеющихся в доме: срок гарантии, место хранения инструкции, данные о сменных элементах, необходимость регулярного обслуживания, адрес сервисного центра.
Данные об автомобиле (автомобилях): марка, год выпуска, обычные даты техосмотров.
Сведения о даче: адрес, возможности проезда, телефон руководителя садового товарищества и\или необходимых сервисных служб.
Даты, которые семья отмечает совместно.
Выработанные на семейном совете принципы домашнего питания.
Список продуктов и предметов постоянного потребления, которые вы хотите постоянно иметь в доме.
Стандартный план подготовки домашнего приема: список необходимых действий и сроков для них.
Распорядок работы окрестных магазинов и других необходимых служб.
Адреса и графики работы интернет-магазинов, услугами которых вы пользуетесь.
Телефоны общих друзей семьи.
Список адресатов для поздравлений - с Новым годом, днями рождения и религиозными праздниками.
Список вещей собираемых в дорогу.
Список дел, которые необходимо уладить перед отъездом.
Список вещей, которые нужно взять с собой в случае чрезвычайной ситуации.канцелярия
Нужны ли вам все эти списки? Конечно, не все: у вас может не быть машины и дачи, вы можете закупаться в одном-единственном гипермаркете, так что его адрес и распорядок работы будете помнить единственным путем, вы можете быть равнодушны к домашним приемам. Выберите нужные, дополните тем, что нужно именно вам, и поместите их под одну обложку (или в одну папку в компьютере). Это сильно сэкономит ваше время. Создавая список, который может время от времени дополняться, оставьте вслед за ним несколько свободных листов. Тогда каждый из членов семьи сможет быстро его дополнить (например, если открыл для себя новый интернет-магазин, торгующий чем-то общеполезным).
Некоторые семьи предпочитают более подробно контролировать свое питание и потому создают для всего, что касается закупки продуктов, диеты и готовки, отдельную «домашнюю кулинарную книгу» . В этом есть своя логика: кулинарная книга может храниться на кухне, отдельно от остальных данных - тогда в основном справочнике будет легче сориентироваться.
Вся семья и каждый из ее членов может ограничить доступ к каким-то конфиденциальным данным, но в то же время сделать их доступными в экстренных случаях. К таким данным могут относиться, например, пароли для электронной почты и кошельков, данные для доступа к вашим веб-ресурсам, форумам, зашифрованным папкам компьютера, пин-коды мобильников и банковских карточек. Что ж, кроме общесемейного справочника можно дополнительно создать индивидуальные и оговорить, кто и в каких случаях к ним может обращаться.
Домашний справочник не создается в один день. Заботы по составлению части списков супруги могут разделить, консультируясь только на последнем этапе, другие же составлять вместе. Основу для некоторых списков - например, вещей, необходимых в дороге - можно найти готовой на тематических сайтах.
В любом случае, не стоит делать больше одного пункта за день - но, если уж взялись, то и прерывать это занятие больше чем на день не стоит. Иначе оно рискует никогда не быть законченным.
ДОМАШНИЙ ПЛАНИРОВЩИК: КАК СДЕЛАТЬ ДОМАШНИЙ БЫТ РАЦИОНАЛЬНЕЕ С ПОМОЩЬЮ СПИСКОВ, ГРАФИКОВ И ПЛАНОВ?
домашний планировщик
Если домашний справочник описывает текущее состояние семьи и домашнего хозяйства, ваши общие ресурсы, то домашний планировщик - деятельность домочадцев по поддержанию общего комфорта. Он состоит из списков, регламентирующих стандартные дела, и из планов и графиков, охватывающих определенные промежутки времени.
РАЗДЕЛ СТАНДАРТНЫХ АЛГОРИТМОВ МОЖЕТ ВКЛЮЧАТЬ:
Стандартные утренние дела по дому.
Стандартные вечерние дела по дому.
Стандартные дела после работы\после возвращения ребенка из школы и садика.
Расписание стандартных дел для каждого дня недели (большинство организованных семей выделяют, как минимум, день для общих собраний и обсуждения планов на неделю, день для инвентаризации холодильника, день для планирования меню, день для закупок провизии на неделю).
Таблица с расписанием поддерживающей уборки по четырем территориальным зонам жилища. Идея (наиболее ярко сформулированная в системе Флайледи) в том, чтобы изо дня в день, по пятнадцать минут наводить порядок в одной из территориальных зон в течение недели. Например, в первую неделю месяца - на кухне, во вторую - в прихожей и ванной, в третью - в гостиной и детской, в четвертую - в остальных комнатах. Таким образом снимается необходимость в редких изматывающих уборочных авралах, и дом содержится в приличном виде.
Алгоритм последовательной уборки каждой территориальной зоны.
Алгоритм еженедельной косметической уборки всего жилища.
Список «горячих точек» жилища, нуждающихся в регулярном внимании. К этому списку домочадцы обращаются, когда хотят посвятить дому пять-десять минут времени, и не видят места для приложения сил.
РАЗДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ АКТУАЛЬНЫХ ЗАДАЧ МОЖЕТ ВКЛЮЧАТЬ В СЕБЯ
Семейный календарь.
График домашних работ.
Приходно-расходную книгу.
Листы учета оплаты за электричество, газ, воду.
План ближайших покупок для обустройства дома.
Виш-листы каждого из членов семьи.
План питания на неделю.
Список для продуктового магазина.
Опись содержимого холодильника.
График ухода за садом, огородом, домашними растениями.
Расписание приема лекарств, витаминов, пищевых добавок и т.д.
Режим дня для детей.
Список взятых напрокат и данных в долг вещей, в т.ч. книг, дисков и т.д.
Если все домашние дела - ответственность одного из членов семьи, то большинство пунктов данного списка также могут быть помещены под одну обложку. Если хозяйство ведется совместно, то большинство из списков разумнее сделать автономными и найти для них общедоступное место, где они всегда будут в поле зрения. В любом случае, планировщик будет состоять из двух частей - упорядоченного собрания документов в виде тетрадки или папки, и отдельных бланков. В большинстве организованных семей в общедоступном месте висит семейный календарь и график домашних работ, где ответственные за них члены семьи делают отметки. Опись содержимого холодильника, как правило, размещается на его дверце. Список для продуктового магазина составляется перед конкретными закупками - но можно включить в стандартный бланк продукты, которые вы закупаете постоянно, и только отмечать потребность в них.
домашняя канцелярия флайледиКак и домашний справочник, домашний планировщик лучше заполнять постепенно, но не прерываясь на слишком длительный срок. Если вы ведете хозяйство совместно, то эту работу лучше не делить, а совместно же и делать, уделяя ей по десять минут в день до завершения проекта. Ведь списки, где говорится о необходимых делах, затрагивают представления о комфорте каждого из членов семьи, и предполагают затраты времени каждого. Поэтому важно, чтобы участники данной деятельности действительно сознательно согласились с данным планом.
Автономно хранящаяся часть домашнего планировщика, кроме составленных вами документов, может иметь отделение (например, в виде кармана на обложке тетрадки), где вы храните приглашения, купоны со скидками, объявления об услугах, которые могут пригодится в обозримой перспективе, и прочие бумаги с информацией, имеющей ценность для семьи в течение ограниченного времени. Только не забудьте внести в домашний календарь день - хотя бы раз в квартал - когда вы будете разбирать эти бумаги и выбрасывать устаревшие.