LeaderTask и Тайм-драйв от Глеба Архангельского. НАЧАЛО. ЧАСТЬ 1
В своих книгах автор дает много практических советов, как настроить ТМ-систему лично под себя. В данной статье я хотел показать, как можно эти практические советы реализовать с помощью программы LeaderTask (LT). Я максимально старался сохранить смысл и текст автора, с его дельными советами и рекомендациями.
Я уже писал в предыдущей статье, почему мой выбор пал именно на LeaderTask (стоимость, портабельность, постоянное развитие проекта, хорошая техническая поддержка и интересный форум). Какая-то часть материалов будет входить и в эту статью.
Закономерный рост от «успевателя Василия Кислого» к полноценной ТМ-системе по материалам Глеба Архангельского, гуру отечественного тайм-менеджмента.
Рекомендую в начале ознакомиться с книгой «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», чтобы понять насколько это нужно для вас. Дальше в статье только практические советы по программе LT.
Кто-то скажет, слишком много букофф. Но я скажу одно, здесь собраны самые действенные приемы для организации личного времени, причем все с помощью одной программы. Ознакомьтесь с книгой и с этой статьей и, если уже приняли решение, то идите смело. Я сам пока компоновал материалы в статью, много чего понял и спешу поделиться с Вами. Инструкция будет понятна всем, так как сама по совместительству является самоучителем работы в программе LeaderTask. Инструкция сделана максимально наглядно, поэтому начать работу с программой сможет любой человек, как то владеющий компьютером. Все пожелания и предложения принимаются в виде комментариев.
Скачать последнюю версию программы LeaderTask можно здесь:
http://www.leadertask.com/
ТЕМА (краткое название действия, для удобства поиска)
Таким значком будет помечаться все действия, которые предлагается сделать вам в программе LeaderTask
I. СОЗДАНИЕ НОВОЙ БАЗЫ
Вы можете установить базу с основными предустановками. Скачать можно здесь (ссылка). Сохраните файл с предустановки в папку, где находиться программа LeaderTask . Запустите программу и выберите Файл - Открыть… Откройте скачанный файл. На все предупреждения соглашаемся.
КАК СОЗДАТЬ НОВУЮ БАЗУ
Создадим новую базу, для этого выберем Файл - Создать - Новый . На все вопросы и предупреждения соглашаемся.
Далее мы с вами рассмотрим основные компоненты программы Leadertask, заодно настроим их под себя.
II. КАТЕГОРИИ
Категория - это навигационный параметр (признак), который мы можем назначать той или иной задаче. В дальнейшем мы сможем группировать задачи по принадлежности к этим категориям.
КАК СОЗДАТЬ/УДАЛИТЬ КАТЕГОРИЮ
Создайте 7 категорий (категория Входящие уже создана в новой версии программы). Обратите внимание на звездочку * в названии категории, а так же постарайтесь сохранить порядок категорий, это пригодится для удобной сортировки задач в последствии:
*ДЕНЬ
*НЕДЕЛЯ
НА_КОНТРОЛЬ
СТРАТ. КАРТОНКА
ГОД
СПРАВ
АРХИВ
Для этого
Выбираем вкладку Категории нажимаем правой кнопкой по полю навигатор и в появившемся меню выбрать Добавить категорию
Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы.
ВХОДЯЩИЕ
В голову приходит много мыслей, свежих идей (которые потом вы можете просто потом не вспомнить). Вам приходят задания от руководителей, вы ставите себе задания сами и т.д. Все идеи, все задачи и просто мысли должны у вас собираться в одном месте, как руда в бункере, в категории ВХОДЯЩИЕ. Из этого материала вы будете добывать золото.
Организуйте альтернативные сборщики входящей информации, это может быть:
- блокнот, ежедневник, стикеры
- диктофон (на телефоне, mp3-плеере) - очень рекомендую
- запись SMS-черновиков в сотовом телефоне
- электронная почта
и др. Не рекомендую заводить слишком много таких «сборщиков», так как страдает оперативность и есть возможность утерять вашу мысль или не отреагировать оперативно
*ДЕНЬ
Здесь после обработки останутся задачи, которые необходимо будет просто выполнить. Если бы было все так просто, то программа бы не понадобилась. Программа позволяет спланировать свой день, помогает расставить приоритеты, распределить по проектам (большим задачам), по вашим видам деятельности, по конкретным людям и многое другое, что составляет основу контекстного планирования (планирование по случаю)
*НЕДЕЛЯ
Основа среднесрочного планирования. Здесь будут помещены все дела, которые вы планируете сделать (или начать делать) за эту неделю. Планка всегда берется чуть выше и реально здесь помещаются задачи на 2-3 недели вперед.
НА КОНТРОЛЬ
Здесь отмечаются все дела, которые вы делаете не своими руками. Поручаете кому то дела, спрашиваете решение, отчеты или просто контролируете выполнение, ждете результата. Очень важная вещь, особенно для руководителя и особенно когда вы работаете в команде.
СТРАТ. КАРТОНКА
Стратегическая картонка. Богатые возможности для улучшения планирования в планировщике дает такая простейшая вещь, как закладка, которая всегда будет перед глазами. Чтобы не забывать о главном.
ГОД
Это все задачи отложенные на длительный срок, без срока и просто задачи, которые находятся за рамками категорий *ДЕНЬ-*НЕДЕЛЯ.
СПРАВ
Эту категорию можно назвать как угодно (КОГДА НИБУДЬ, МОЖЕТ БЫТЬ и т. д.). Это действительно место для ваших мечт или отложенных на неопределенный срок задач. Здесь может собираться и справочная информация, интересные статьи, ссылки. Это могут быть идеи, заметки которые сейчас вы даже не знаете как реализовать. Эта категория - островок творчества. Чем чаще вы думаете о своих идеях-мечтах, тем ближе вы становитесь к их исполнению. И неровен час, когда ваша задачи по реализации вашей мечты перейдет уже в задачи на день. Сюда же могут помещаться задачи, которые вы может и не будете делать, но забывать про них не хотите. Здесь же можно вести дневник.
АРХИВ
Сюда попадают отработанные задачи, для последующего анализа (хронометраж, мемуарник и т.д.). Раз в год рекомендуется чистить архив, либо весь ежедневник обнулять и переносить только самое важное.
II. ПРОЕКТЫ
Проекты - это большие задачи, которые имеют несколько параллельных разветвлений. Это дела, которые имеют конечную цель, сроки. Например «Построить дом», «организовать юбилей» и т. д.
К проектам можно отнести и ваши профессиональные и личные сферы: учеба, работа, личное, семья, саморазвитие и прочее.
Основное отличие от категорий. Категории - это понятие процесса выполнения задания (отложено, поручено и т.д.). Проект - это задачи, объединенные единой конечной целью.
III.КОНТАКТЫ
Чтобы не сидеть несколько часов и вколачивать данные используйте экспорт телефонной книги (если у вас КПК) или, чтобы не заморачиваться, вносите только те контакты, с которыми вам надо решать текущие задачи (можно делать тут же при создании новой задачи), так со временем у вас все появятся.
КАК ДОБАВИТЬ НОВЫЙ КОНТАКТ.
Для того чтобы добавить контакт выберите вкладку Контакты , в поле навигатора щелкните правой кнопкой мышки и выберите Добавить. Дальше заполняйте данные о человеке (тут есть и встроенная напоминалка о Днях Рождениях).
После того, как ваша адресная книга «набухнет» контактами, рекомендую разнести их по группам (например личные, работа, по отделам и пр.). Для этого откройте меню Контакты (Опции - Контакты или нажмите F5 ) и разнесите контакты по группам.
IV. НАЧАЛО РАБОТЫ
Это самый ответственный и трудоемкий момент. Начало. Вам нужно вспомнить и занести в программу все, над чем вы сейчас работаете, какие у вас идеи, мысли, какие проблемы вам необходимо решить, на какие встречи и в какое время надо сходить и т.д. В этом вам поможет чистый лист бумаги и ручка. Не бойтесь, если вы что-то забудете, вы всегда успеете все занести в программу.
При планировании задач, не привязанные к жесткому времени исполнения, рекомендую использовать простую технику - результатно-ориентированный список. Например:
Обычно:
-Созвониться с Ивановым
-Переговорить с Петровым
-Провести совещание
Эффективнее:
- Дожать Иванова до заказа
- Добыть у Петрова информацию
- Дать толчок проекту
ПРОЕКТЫ. Ключевые области жизни
Теперь, смотря на весь список задач, нужно определить ключевые области, на которые вашу жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансировано, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности.
Ключевые области - это несколько (рекомендую 5-9) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша жизнь. Например:
-Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба/Образование.
-Семья / Дети / Родственники.
-Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.
-Хобби / Увлечения.
-Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные / Проекты.
-Спорт / Здоровье.
-Благосостояние / Карьера и т.д.
Посмотрите на ваши записи на листочке, определитесь к каким ключевым областям вашей жизни они относятся.. Создайте ПРОЕКТЫ с названием ключевых областей, которые вы выбрали. Например Саморазвитие, Семья, Работа и пр.
КАК СОЗДАТЬ/УДАЛИТЬ ПРОЕКТ
Чтобы добавить новый проект. Для этого выбираем вкладку Проекты - правой кнопкой щелкаем по пустому полю окна Навигатор и нажимем Добавить. Введите название. Заполните необходимые поля
Примечание: вы всегда можете в будущем добавить/удалить/переименовать проекты, а так же создавать Подпроекты, т.е. проекты вложенные внутри главных проектов. Например в проект РАБОТА можно вложить несколько подпроектов по разным направлениям деятельности, большим задачам и т.д.
КАК СОЗДАТЬ НОВУЮ ЗАДАЧУ?
Добавьте соответственно в каждый ПРОЕКТ (ключевая область) все задачи, написанные на листочке. Для этого выберите в Навигаторе закладку Проекты (1), затем выбирайте соответствующую для данной задачи закладку (ПРОЕКТ) (2), щелкайте по пустому полю Задачи правой кнопкой мыши и выбирайте Добавить задачу (3)
Теперь надо определиться, когда займетесь этими задачами и присвоить им соответствующие категории (либо поставить контроль, если это делать будете не вы):
*НЕДЕЛЯ - вы займетесь этими задачами в ближайшие пару недель
ГОД - займетесь не раньше месяца (или вообще на знаете пока, когда займетесь)
НА КОНТРОЛЬ - все что вы делать будете не сами.
КАК ПРИСВОИТЬ КАТЕГОРИЮ ЗАДАЧЕ
Для присвоения соответствующей категории существует два способа.
1 способ: Быстрый. Присвоить категорию перенеся одну или несколько задач в соответсвующу категорию. Для этого в Навигаторе выбираете закладку Проекты (1) , затем соответственную вкладку с вашим проектом (Работа, Семья, Саморазвитие и т.д.) (2):
Дальше переключитесь в Навигаторе в закладку Планирование (1) . Заметьте, что задачи по проекту остались без изменения. Теперь выбираем задачу, щелкаем по ней левой кнопкой мыши (2) и не отпуская переносим в соответствующую категорию (3).
Примечание: 1) Чтобы выделить несколько задач зажмите клавишу Ctrl и щелчками мыши выбирайте задачи, которым нам присвоить категорию. Если зажать клавишу Shift, то можно выделить целый список задач, щелкнув на первую и последнюю задачу списка.
2) В поле Задачи есть колонка Категории (4), если список большой вы можете видеть, каким задачам какая категория присвоена.
КАК ПРИСВОИТЬ НЕСКОЛЬКО КАТЕГОРИЙ ЗАДАЧЕ
2 способ: Через свойства задачи. ЗАПОМНИТЕ ЭТОТ СПОСОБ (!). Этот способ позволяет присвоить сразу несколько категорий к задаче. В свойствах задачи можно присвоить и соответствующий Контакт, Проект, Категорию, Срок, Напоминание, Приоритет, Статус. Но об этом подробнее будет сказано дальше (но уже не так подробно).
Нажимаем правой кнопкой мыши на задачу (1), выбираем в контекстном меню Свойства (2). В открывшемся окне Свойства задачи нажимаем на кнопку Категории (3) . В окне Категории галочкой помечаем одну или несколько категорий (4). Нажимаем Ок (5) (6).
Примечание: Этим способом вы можете присваивать категорию (и не только) для нескольких задач одновременно.
Далее мы рассмотрим подробно ваш ежедневный и еженедельный регламент. В конце статьи будут шпаргалки. Почему регламент? Потому что если вы хотите, чтобы ваша персональная система тайм-менеджмента работала с 100% отдачей, вы должны выполнять небольшой свод правил, иначе вся эта затея будет приносить только хлопоты, раздражение и суету.
Перед началом работы настроим удобное для работы отображение задач (раскраска цветом и прочее). Я предлагаю свой вариант для отображения задач. Если вам будет неудобно, вы всегда можете изменить его под свой вкус и цвет:
КАК ОТОБРАЗИТЬ/СКРЫТЬ НЕОБХОДИМЫЕ КОЛОНКИ ДЛЯ ОТОБРАЖЕНИЯ ЗАДАЧ
- Добавьте необходимые колонки. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на строчку с заголовками столбцов, выберите Столбцы - Тип, Контакты, Дата Начала, Дата Завершения, Категории
Поставьте колонки в следующем порядке: Тип, Контакты, Наименование, Дата начала, Дата Завершения, Категории. Для этого выбирайте левым щелчком мыши необходимую колонку и не отпуская кнопку передвигайте влево или вправо. Вы можете отрегулировать ширину колонок, цепляя мышкой за края колонок
КАК СОЗДАВАТЬ, ИЗМЕНЯТЬ ПРИОРИТЕТЫ И НАСТРАИВАТЬ ВНЕШНИЙ ВИД ЗАДАЧ
Для этого зайдите в меню Опции - Приоритеты...
Для того чтобы создавать новый приоритет нажмите «+» (1) , напишите название (2), выберите цвет шрифта и выделение цветом (3), дополнительные настройки шрифта (4), сохраните изменения в приоритете (5).
Я предлагаю создать следующие приоритеты. Большая часть из них выполняет чисто эстетическую роль, окрашивая задачи в нужный цвет, отделяя их друг от друга по типу задач (Бюджетируемые, жесткие) и другим параметрам:
Важно/Уточняющее: Цвет шрифта (черный), Выделение цветом (красный), Полужирный
Без приоритета: без изменения
БЮДЖЕТ.ЗАДАЧА: Цвет шрифта (черный), Выделение цветом (травяной)
ЖЕСТКАЯ ЗАДАЧА: Цвет шрифта (белый), Выделение цветом (синий)
лягушка: Цвет шрифта (коричнево-зеленый), Выделение цветом (отсутствует)
РЕГУЛЯРНАЯ ЗАДАЧА: Цвет шрифта (темно-голубой), Выделение цветом (отсутствует)
НА КОНТРОЛЬ: Цвет шрифта (темно-голубой), Выделение цветом (отсутствует), Курсив
ЧИТАЙТЕ ПРОДОЛЖЕНИЕ СТАТЬИ
LeaderTask и Тайм-драйв от Глеба Архангельского. Ежедневный регламент. ЧАСТЬ 2
Я уже писал в предыдущей статье, почему мой выбор пал именно на LeaderTask (стоимость, портабельность, постоянное развитие проекта, хорошая техническая поддержка и интересный форум). Какая-то часть материалов будет входить и в эту статью.
Закономерный рост от «успевателя Василия Кислого» к полноценной ТМ-системе по материалам Глеба Архангельского, гуру отечественного тайм-менеджмента.
Рекомендую в начале ознакомиться с книгой «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», чтобы понять насколько это нужно для вас. Дальше в статье только практические советы по программе LT.
Кто-то скажет, слишком много букофф. Но я скажу одно, здесь собраны самые действенные приемы для организации личного времени, причем все с помощью одной программы. Ознакомьтесь с книгой и с этой статьей и, если уже приняли решение, то идите смело. Я сам пока компоновал материалы в статью, много чего понял и спешу поделиться с Вами. Инструкция будет понятна всем, так как сама по совместительству является самоучителем работы в программе LeaderTask. Инструкция сделана максимально наглядно, поэтому начать работу с программой сможет любой человек, как то владеющий компьютером. Все пожелания и предложения принимаются в виде комментариев.
Скачать последнюю версию программы LeaderTask можно здесь:
http://www.leadertask.com/
ТЕМА (краткое название действия, для удобства поиска)
Таким значком будет помечаться все действия, которые предлагается сделать вам в программе LeaderTask
I. СОЗДАНИЕ НОВОЙ БАЗЫ
Вы можете установить базу с основными предустановками. Скачать можно здесь (ссылка). Сохраните файл с предустановки в папку, где находиться программа LeaderTask . Запустите программу и выберите Файл - Открыть… Откройте скачанный файл. На все предупреждения соглашаемся.
КАК СОЗДАТЬ НОВУЮ БАЗУ
Создадим новую базу, для этого выберем Файл - Создать - Новый . На все вопросы и предупреждения соглашаемся.
Далее мы с вами рассмотрим основные компоненты программы Leadertask, заодно настроим их под себя.
II. КАТЕГОРИИ
Категория - это навигационный параметр (признак), который мы можем назначать той или иной задаче. В дальнейшем мы сможем группировать задачи по принадлежности к этим категориям.
КАК СОЗДАТЬ/УДАЛИТЬ КАТЕГОРИЮ
Создайте 7 категорий (категория Входящие уже создана в новой версии программы). Обратите внимание на звездочку * в названии категории, а так же постарайтесь сохранить порядок категорий, это пригодится для удобной сортировки задач в последствии:
*ДЕНЬ
*НЕДЕЛЯ
НА_КОНТРОЛЬ
СТРАТ. КАРТОНКА
ГОД
СПРАВ
АРХИВ
Для этого
Выбираем вкладку Категории нажимаем правой кнопкой по полю навигатор и в появившемся меню выбрать Добавить категорию
Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы.
ВХОДЯЩИЕ
В голову приходит много мыслей, свежих идей (которые потом вы можете просто потом не вспомнить). Вам приходят задания от руководителей, вы ставите себе задания сами и т.д. Все идеи, все задачи и просто мысли должны у вас собираться в одном месте, как руда в бункере, в категории ВХОДЯЩИЕ. Из этого материала вы будете добывать золото.
Организуйте альтернативные сборщики входящей информации, это может быть:
- блокнот, ежедневник, стикеры
- диктофон (на телефоне, mp3-плеере) - очень рекомендую
- запись SMS-черновиков в сотовом телефоне
- электронная почта
и др. Не рекомендую заводить слишком много таких «сборщиков», так как страдает оперативность и есть возможность утерять вашу мысль или не отреагировать оперативно
*ДЕНЬ
Здесь после обработки останутся задачи, которые необходимо будет просто выполнить. Если бы было все так просто, то программа бы не понадобилась. Программа позволяет спланировать свой день, помогает расставить приоритеты, распределить по проектам (большим задачам), по вашим видам деятельности, по конкретным людям и многое другое, что составляет основу контекстного планирования (планирование по случаю)
*НЕДЕЛЯ
Основа среднесрочного планирования. Здесь будут помещены все дела, которые вы планируете сделать (или начать делать) за эту неделю. Планка всегда берется чуть выше и реально здесь помещаются задачи на 2-3 недели вперед.
НА КОНТРОЛЬ
Здесь отмечаются все дела, которые вы делаете не своими руками. Поручаете кому то дела, спрашиваете решение, отчеты или просто контролируете выполнение, ждете результата. Очень важная вещь, особенно для руководителя и особенно когда вы работаете в команде.
СТРАТ. КАРТОНКА
Стратегическая картонка. Богатые возможности для улучшения планирования в планировщике дает такая простейшая вещь, как закладка, которая всегда будет перед глазами. Чтобы не забывать о главном.
ГОД
Это все задачи отложенные на длительный срок, без срока и просто задачи, которые находятся за рамками категорий *ДЕНЬ-*НЕДЕЛЯ.
СПРАВ
Эту категорию можно назвать как угодно (КОГДА НИБУДЬ, МОЖЕТ БЫТЬ и т. д.). Это действительно место для ваших мечт или отложенных на неопределенный срок задач. Здесь может собираться и справочная информация, интересные статьи, ссылки. Это могут быть идеи, заметки которые сейчас вы даже не знаете как реализовать. Эта категория - островок творчества. Чем чаще вы думаете о своих идеях-мечтах, тем ближе вы становитесь к их исполнению. И неровен час, когда ваша задачи по реализации вашей мечты перейдет уже в задачи на день. Сюда же могут помещаться задачи, которые вы может и не будете делать, но забывать про них не хотите. Здесь же можно вести дневник.
АРХИВ
Сюда попадают отработанные задачи, для последующего анализа (хронометраж, мемуарник и т.д.). Раз в год рекомендуется чистить архив, либо весь ежедневник обнулять и переносить только самое важное.
II. ПРОЕКТЫ
Проекты - это большие задачи, которые имеют несколько параллельных разветвлений. Это дела, которые имеют конечную цель, сроки. Например «Построить дом», «организовать юбилей» и т. д.
К проектам можно отнести и ваши профессиональные и личные сферы: учеба, работа, личное, семья, саморазвитие и прочее.
Основное отличие от категорий. Категории - это понятие процесса выполнения задания (отложено, поручено и т.д.). Проект - это задачи, объединенные единой конечной целью.
III.КОНТАКТЫ
Чтобы не сидеть несколько часов и вколачивать данные используйте экспорт телефонной книги (если у вас КПК) или, чтобы не заморачиваться, вносите только те контакты, с которыми вам надо решать текущие задачи (можно делать тут же при создании новой задачи), так со временем у вас все появятся.
КАК ДОБАВИТЬ НОВЫЙ КОНТАКТ.
Для того чтобы добавить контакт выберите вкладку Контакты , в поле навигатора щелкните правой кнопкой мышки и выберите Добавить. Дальше заполняйте данные о человеке (тут есть и встроенная напоминалка о Днях Рождениях).
После того, как ваша адресная книга «набухнет» контактами, рекомендую разнести их по группам (например личные, работа, по отделам и пр.). Для этого откройте меню Контакты (Опции - Контакты или нажмите F5 ) и разнесите контакты по группам.
IV. НАЧАЛО РАБОТЫ
Это самый ответственный и трудоемкий момент. Начало. Вам нужно вспомнить и занести в программу все, над чем вы сейчас работаете, какие у вас идеи, мысли, какие проблемы вам необходимо решить, на какие встречи и в какое время надо сходить и т.д. В этом вам поможет чистый лист бумаги и ручка. Не бойтесь, если вы что-то забудете, вы всегда успеете все занести в программу.
При планировании задач, не привязанные к жесткому времени исполнения, рекомендую использовать простую технику - результатно-ориентированный список. Например:
Обычно:
-Созвониться с Ивановым
-Переговорить с Петровым
-Провести совещание
Эффективнее:
- Дожать Иванова до заказа
- Добыть у Петрова информацию
- Дать толчок проекту
ПРОЕКТЫ. Ключевые области жизни
Теперь, смотря на весь список задач, нужно определить ключевые области, на которые вашу жизнь можно условно разделить. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансировано, поддерживая гармонию различных направлений вашей деятельности.
Ключевые области - это несколько (рекомендую 5-9) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается ваша жизнь. Например:
-Личное развитие / Профессиональное развитие / Учеба/Образование.
-Семья / Дети / Родственники.
-Друзья / Знакомые / Профессиональное сообщество / Общественная деятельность.
-Хобби / Увлечения.
-Работа / Бизнес / Клиенты / Подчиненные / Проекты.
-Спорт / Здоровье.
-Благосостояние / Карьера и т.д.
Посмотрите на ваши записи на листочке, определитесь к каким ключевым областям вашей жизни они относятся.. Создайте ПРОЕКТЫ с названием ключевых областей, которые вы выбрали. Например Саморазвитие, Семья, Работа и пр.
КАК СОЗДАТЬ/УДАЛИТЬ ПРОЕКТ
Чтобы добавить новый проект. Для этого выбираем вкладку Проекты - правой кнопкой щелкаем по пустому полю окна Навигатор и нажимем Добавить. Введите название. Заполните необходимые поля
Примечание: вы всегда можете в будущем добавить/удалить/переименовать проекты, а так же создавать Подпроекты, т.е. проекты вложенные внутри главных проектов. Например в проект РАБОТА можно вложить несколько подпроектов по разным направлениям деятельности, большим задачам и т.д.
КАК СОЗДАТЬ НОВУЮ ЗАДАЧУ?
Добавьте соответственно в каждый ПРОЕКТ (ключевая область) все задачи, написанные на листочке. Для этого выберите в Навигаторе закладку Проекты (1), затем выбирайте соответствующую для данной задачи закладку (ПРОЕКТ) (2), щелкайте по пустому полю Задачи правой кнопкой мыши и выбирайте Добавить задачу (3)
Теперь надо определиться, когда займетесь этими задачами и присвоить им соответствующие категории (либо поставить контроль, если это делать будете не вы):
*НЕДЕЛЯ - вы займетесь этими задачами в ближайшие пару недель
ГОД - займетесь не раньше месяца (или вообще на знаете пока, когда займетесь)
НА КОНТРОЛЬ - все что вы делать будете не сами.
КАК ПРИСВОИТЬ КАТЕГОРИЮ ЗАДАЧЕ
Для присвоения соответствующей категории существует два способа.
1 способ: Быстрый. Присвоить категорию перенеся одну или несколько задач в соответсвующу категорию. Для этого в Навигаторе выбираете закладку Проекты (1) , затем соответственную вкладку с вашим проектом (Работа, Семья, Саморазвитие и т.д.) (2):
Дальше переключитесь в Навигаторе в закладку Планирование (1) . Заметьте, что задачи по проекту остались без изменения. Теперь выбираем задачу, щелкаем по ней левой кнопкой мыши (2) и не отпуская переносим в соответствующую категорию (3).
Примечание: 1) Чтобы выделить несколько задач зажмите клавишу Ctrl и щелчками мыши выбирайте задачи, которым нам присвоить категорию. Если зажать клавишу Shift, то можно выделить целый список задач, щелкнув на первую и последнюю задачу списка.
2) В поле Задачи есть колонка Категории (4), если список большой вы можете видеть, каким задачам какая категория присвоена.
КАК ПРИСВОИТЬ НЕСКОЛЬКО КАТЕГОРИЙ ЗАДАЧЕ
2 способ: Через свойства задачи. ЗАПОМНИТЕ ЭТОТ СПОСОБ (!). Этот способ позволяет присвоить сразу несколько категорий к задаче. В свойствах задачи можно присвоить и соответствующий Контакт, Проект, Категорию, Срок, Напоминание, Приоритет, Статус. Но об этом подробнее будет сказано дальше (но уже не так подробно).
Нажимаем правой кнопкой мыши на задачу (1), выбираем в контекстном меню Свойства (2). В открывшемся окне Свойства задачи нажимаем на кнопку Категории (3) . В окне Категории галочкой помечаем одну или несколько категорий (4). Нажимаем Ок (5) (6).
Примечание: Этим способом вы можете присваивать категорию (и не только) для нескольких задач одновременно.
Далее мы рассмотрим подробно ваш ежедневный и еженедельный регламент. В конце статьи будут шпаргалки. Почему регламент? Потому что если вы хотите, чтобы ваша персональная система тайм-менеджмента работала с 100% отдачей, вы должны выполнять небольшой свод правил, иначе вся эта затея будет приносить только хлопоты, раздражение и суету.
Перед началом работы настроим удобное для работы отображение задач (раскраска цветом и прочее). Я предлагаю свой вариант для отображения задач. Если вам будет неудобно, вы всегда можете изменить его под свой вкус и цвет:
КАК ОТОБРАЗИТЬ/СКРЫТЬ НЕОБХОДИМЫЕ КОЛОНКИ ДЛЯ ОТОБРАЖЕНИЯ ЗАДАЧ
- Добавьте необходимые колонки. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на строчку с заголовками столбцов, выберите Столбцы - Тип, Контакты, Дата Начала, Дата Завершения, Категории
Поставьте колонки в следующем порядке: Тип, Контакты, Наименование, Дата начала, Дата Завершения, Категории. Для этого выбирайте левым щелчком мыши необходимую колонку и не отпуская кнопку передвигайте влево или вправо. Вы можете отрегулировать ширину колонок, цепляя мышкой за края колонок
КАК СОЗДАВАТЬ, ИЗМЕНЯТЬ ПРИОРИТЕТЫ И НАСТРАИВАТЬ ВНЕШНИЙ ВИД ЗАДАЧ
Для этого зайдите в меню Опции - Приоритеты...
Для того чтобы создавать новый приоритет нажмите «+» (1) , напишите название (2), выберите цвет шрифта и выделение цветом (3), дополнительные настройки шрифта (4), сохраните изменения в приоритете (5).
Я предлагаю создать следующие приоритеты. Большая часть из них выполняет чисто эстетическую роль, окрашивая задачи в нужный цвет, отделяя их друг от друга по типу задач (Бюджетируемые, жесткие) и другим параметрам:
Важно/Уточняющее: Цвет шрифта (черный), Выделение цветом (красный), Полужирный
Без приоритета: без изменения
БЮДЖЕТ.ЗАДАЧА: Цвет шрифта (черный), Выделение цветом (травяной)
ЖЕСТКАЯ ЗАДАЧА: Цвет шрифта (белый), Выделение цветом (синий)
лягушка: Цвет шрифта (коричнево-зеленый), Выделение цветом (отсутствует)
РЕГУЛЯРНАЯ ЗАДАЧА: Цвет шрифта (темно-голубой), Выделение цветом (отсутствует)
НА КОНТРОЛЬ: Цвет шрифта (темно-голубой), Выделение цветом (отсутствует), Курсив
ЧИТАЙТЕ ПРОДОЛЖЕНИЕ СТАТЬИ
LeaderTask и Тайм-драйв от Глеба Архангельского. Ежедневный регламент. ЧАСТЬ 2