E-mail не для работы в режиме реального времени
У вас наверняка бывает, когда какой-то человек отправил вам e-mail и тут же звонит чтобы узнать получили ли вы его и тут же просит его посмотреть и вам ответить, причем тут же по телефону.
И вы испытываете давление на себя, вы вынуждены бросить все свои текущие дела и заняться ответом, причем тут же по телефону. Ну так вот, это не правильно, e-mail не должен быть инструментом запросов в реальном времени.
Удобно создать свою шкалу приоритетов в зависимости от срочности необходимых действий:
1) в течении 30 минут - телефонный звонок
2) в течении 2-х часов - смс
3) в течении дня - сообщение в FB или в другом мессенджере.
4) в течении дня или позже - e-mail
Понятно, что шкалу можно адаптировать под себя - указав более малые временные промежутки, но общая мысль я думаю понятна.
Теперь по пунктам:
Телефонный звонок - в случае необходимости срочного ответа или действия, позволяет убедится, что человек точно получил задание и понял детали.
СМС - если есть пара часов, то проще отправить по смс, это тоже гарантия, что человек получил ваше задание. Очень много тех, кто вам звонил раньше, на самом деле давали поручение, на выполнение которого есть пара часов, однако время потраченное на разговор и то, что вы прекратили свою работу на это время приносит большие потери вашей производительности.
Сообщение в FB или в другом мессенджере - наверное вы удивились увидев такой способ коммуникации, но вот в США уже начинает просматриваться тренд, что доля людей заменяющих e-mail личными сообщениями в социальных сетях с каждым годом растет. Обычно его используют для получения какой-то совсем малой и не срочной информации.
e-mail - письмо должно быть использовано для действий или запросов, которые можно сделать или в течении дня или перенести на следующий день. По многим техникам GTD, проверять почту рекомендуется 2 раза в день.
Конечно же понятно, что перевести и заставить всех следовать этой шкале не возможно, но даже переведя хотя бы часть взаимоотношений и коммуникаций на такую систему позволит вам более систематизировать вашу работу.
По теме:
Все-таки как верно: e-mail или email?!
Пустой inbox
Пример того как фирма заботится о природе
Почему нам не нужны офисы
Перевод и адаптация: http://www.cyrusstoller.com/2014/01/08/stop-sending-emails-for-real-time-requests/