15 шагов для разработки реалистичного годового плана
Друзья мои! В преддверии Нового года хочу поделиться с Вами своей методикой годового планирования. Она создана для планирования рабочего времени, но, на мой взгляд, адаптируется и под личное планирование.
Если вам сложно планировать год, то начните с месяца, квартала или полугодия. Чтобы добиться результата, необходимо выбрать тот временной промежуток, который вы или ваши сотрудники способны осилить.
Главная цель - сделать план реалистичным, т.е. достижимым.
Замечу, что уровень реалистичности возрастет, если вы проведете хронометраж своего времени в период от 2 недель (минимум) до месяца (желательно).
Планирование состоит из 15 шагов. Наиболее важные я буду рассматривать в следующих постах детально.
При выполнении задания решите для себя, как вы будете считать время. Я предлагаю использовать подход « в среднем за неделю». В идеале полученные результаты необходимо проверить с помощью хронометража.
Если планируете от руки, удобнее и полезнее результаты каждого шага записать на отдельном листе.
Итак, последовательность шагов для годового планирования.
Шаг 1. Запишите, какой промежуток времени вы планируете.
Если это рабочий день, то он включает в себя установленные работодателем рабочие часы плюс обеденное время . Например, 9 часов, где с 12.00 до 13.00 обед. Их я и буду в дальнейшем использовать в качестве примера при рабочей неделе с понедельника по пятницу.
Если вы включаете в этот день все личное время, то вычтите ночной сон. Обращаю ваше внимание, что на сон вы должны отвести столько времени, сколько вам необходимо для реального восстановления сил.
Чтобы не возвращаться к этому шагу, хочу подчеркнуть, что я планирую не просто так, а для того чтобы реализовать все запланированное и даже больше. А для этого необходим высокий уровень энергетики, который обеспечивается качественным сном. То есть время от сна отбирать нельзя. Вы же хотите выполнить все, что запланировано? Значит, старайтесь максимальное количество дней в году спать по 7-9 часов, исходя из потребностей вашего организма.
То есть, если вы планируете и личное, и рабочее время, то работайте с промежутком в 16 часов (минус 8 часов на сон).
Шаг. 2. Запишите, сколько часов и минут в день у вас уходит на категорию «Расходы».
Эта категория состоит из двух подкатегорий:
«Расходы, обеспечивающие деятельность»: подготовка рабочего места к работе + уборка рабочего места после работы + перерывы каждый час по 5 минут (или ваш вариант)+ перерыв на обед+туалет +…. То есть вы сюда вписываете то, на что в ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ДНЯ тратить время необходимо.
«Расходы, которые можно (нужно) уменьшить»: личные звонки + бесцельное брожение в соц сетях и Интернете + пустая болтовня с коллегами… и т.д. Думаю, вы поняли, что надо записать.
При выполнении этого шага надо быть максимально честным. Смысл врать себе? Пишите все как есть на самом деле (в среднем за неделю или за месяц).
Суммируете все расходы и вычитаете из рабочего времени. Далее мы работаем с полученным числом.
Подробнее здесь.
Шаг 3. Запишите все задачи, которые вы выполняете ежедневно (текучка), максимально подробно. Определите, сколько времени уходит на каждую в среднем в неделю. Суммируйте это время. Заложите форс-мажор от 1-го до 4-х часов, в зависимости от потребностей вашей основной работы. Суммируйте его со временем, которое уходит на ежедневную текучку.
Подробнее здесь.
Шаг 4. Запишите те задачи, которые вам необходимо выполнять один-три раза в неделю (текучка). По возможности определите дни, в которые целесообразно это делать.
Шаг 5. Для каждого дня с понедельника по пятницу, сосчитайте, сколько времени у вас остается, после вычета из 9 часов расходов, а также времени, затрачиваемого на ежедневные и еженедельные задачи. Так вы увидите, какие дни у вас менее загружены, поскольку в них нет еженедельных задач, и поймете, сколько времени у вас остается на все остальные задачи.
Шаг 6. Запишите ежемесячные и ежегодные задачи (текучка). Сосчитайте, сколько времени требуется для их выполнения. Выберите дни, в которые их необходимо выполнить, ориентируясь на те, которые менее загружены. Сосчитайте, сколько свободного времени у вас остается в день, в неделю и каждый месяц.
Технология работы с шагами 4-6 представлена здесь.
Шаг 7. Определите вашу цель или цели на год.
Шаг 8. Запишите ключевые задачи на год. Под задачами в данном случае понимаются пути достижения целей.
О том, как ставить цели и задачи я рассказываю здесь.
Шаг 9. Выберите те задачи, которые достигаются выполнением текучки (шаги 3-6).
Шаг 10. Заложите количественные результаты для тех задач, выполнение которых это предполагает.
Шаг 11. Выберите те задачи, которые требуют дополнительного планирования. Распланируйте каждую, выделив основные направления работы и время, необходимое для их выполнения. Я этот блок называю «Мероприятия».
Шаг 12. Начертите таблицу, состоящую из трех столбцов и 4-х строк. В каждую ячейку запишите названия месяцев с января по декабрь, временные значения, которые у вас получились при выполнении шага 6 (вз1), а также запланированные в шаге 11 мероприятия и время заложенное на них (вз2).
Шаг 13. Сравните вз1 и вз2. Если вз1 больше или примерно равно, то ваше планирование реалистично. Если наоборот, то необходимо отказаться от каких-либо задач, поскольку их выполнить невозможно. Правда, можно повысить свою продуктивность, но тогда советую сначала запланировать именно это.
Шаг 14. Проведите ревизию плана, т.е. пересчитайте временные затрат еще раз.
Шаг 15. Визуализируйте в наиболее удобном для вас виде итоговый вариант плана.
P.S. В рамках тренинга шаги с 1-го по 13-й мы выполняли за 4,5 часа с перерывом и обсуждениями.
На самых важных шагах позднее остановлюсь подробнее.
Готова ответить на все вопросы. Если вам «на глаз» кажется, что это задание выполнить не реально, то ваши ощущения для меня это не аргумент, поскольку оно и мною, и участниками моих тренингов выполнялось неоднократно.
Данная информация вызвала яркий протест? Советую прочитать вот этот пост.
Если вам сложно планировать год, то начните с месяца, квартала или полугодия. Чтобы добиться результата, необходимо выбрать тот временной промежуток, который вы или ваши сотрудники способны осилить.
Главная цель - сделать план реалистичным, т.е. достижимым.
Замечу, что уровень реалистичности возрастет, если вы проведете хронометраж своего времени в период от 2 недель (минимум) до месяца (желательно).
Планирование состоит из 15 шагов. Наиболее важные я буду рассматривать в следующих постах детально.
При выполнении задания решите для себя, как вы будете считать время. Я предлагаю использовать подход « в среднем за неделю». В идеале полученные результаты необходимо проверить с помощью хронометража.
Если планируете от руки, удобнее и полезнее результаты каждого шага записать на отдельном листе.
Итак, последовательность шагов для годового планирования.
Шаг 1. Запишите, какой промежуток времени вы планируете.
Если это рабочий день, то он включает в себя установленные работодателем рабочие часы плюс обеденное время . Например, 9 часов, где с 12.00 до 13.00 обед. Их я и буду в дальнейшем использовать в качестве примера при рабочей неделе с понедельника по пятницу.
Если вы включаете в этот день все личное время, то вычтите ночной сон. Обращаю ваше внимание, что на сон вы должны отвести столько времени, сколько вам необходимо для реального восстановления сил.
Чтобы не возвращаться к этому шагу, хочу подчеркнуть, что я планирую не просто так, а для того чтобы реализовать все запланированное и даже больше. А для этого необходим высокий уровень энергетики, который обеспечивается качественным сном. То есть время от сна отбирать нельзя. Вы же хотите выполнить все, что запланировано? Значит, старайтесь максимальное количество дней в году спать по 7-9 часов, исходя из потребностей вашего организма.
То есть, если вы планируете и личное, и рабочее время, то работайте с промежутком в 16 часов (минус 8 часов на сон).
Шаг. 2. Запишите, сколько часов и минут в день у вас уходит на категорию «Расходы».
Эта категория состоит из двух подкатегорий:
«Расходы, обеспечивающие деятельность»: подготовка рабочего места к работе + уборка рабочего места после работы + перерывы каждый час по 5 минут (или ваш вариант)+ перерыв на обед+туалет +…. То есть вы сюда вписываете то, на что в ТЕЧЕНИЕ ОДНОГО ДНЯ тратить время необходимо.
«Расходы, которые можно (нужно) уменьшить»: личные звонки + бесцельное брожение в соц сетях и Интернете + пустая болтовня с коллегами… и т.д. Думаю, вы поняли, что надо записать.
При выполнении этого шага надо быть максимально честным. Смысл врать себе? Пишите все как есть на самом деле (в среднем за неделю или за месяц).
Суммируете все расходы и вычитаете из рабочего времени. Далее мы работаем с полученным числом.
Подробнее здесь.
Шаг 3. Запишите все задачи, которые вы выполняете ежедневно (текучка), максимально подробно. Определите, сколько времени уходит на каждую в среднем в неделю. Суммируйте это время. Заложите форс-мажор от 1-го до 4-х часов, в зависимости от потребностей вашей основной работы. Суммируйте его со временем, которое уходит на ежедневную текучку.
Подробнее здесь.
Шаг 4. Запишите те задачи, которые вам необходимо выполнять один-три раза в неделю (текучка). По возможности определите дни, в которые целесообразно это делать.
Шаг 5. Для каждого дня с понедельника по пятницу, сосчитайте, сколько времени у вас остается, после вычета из 9 часов расходов, а также времени, затрачиваемого на ежедневные и еженедельные задачи. Так вы увидите, какие дни у вас менее загружены, поскольку в них нет еженедельных задач, и поймете, сколько времени у вас остается на все остальные задачи.
Шаг 6. Запишите ежемесячные и ежегодные задачи (текучка). Сосчитайте, сколько времени требуется для их выполнения. Выберите дни, в которые их необходимо выполнить, ориентируясь на те, которые менее загружены. Сосчитайте, сколько свободного времени у вас остается в день, в неделю и каждый месяц.
Технология работы с шагами 4-6 представлена здесь.
Шаг 7. Определите вашу цель или цели на год.
Шаг 8. Запишите ключевые задачи на год. Под задачами в данном случае понимаются пути достижения целей.
О том, как ставить цели и задачи я рассказываю здесь.
Шаг 9. Выберите те задачи, которые достигаются выполнением текучки (шаги 3-6).
Шаг 10. Заложите количественные результаты для тех задач, выполнение которых это предполагает.
Шаг 11. Выберите те задачи, которые требуют дополнительного планирования. Распланируйте каждую, выделив основные направления работы и время, необходимое для их выполнения. Я этот блок называю «Мероприятия».
Шаг 12. Начертите таблицу, состоящую из трех столбцов и 4-х строк. В каждую ячейку запишите названия месяцев с января по декабрь, временные значения, которые у вас получились при выполнении шага 6 (вз1), а также запланированные в шаге 11 мероприятия и время заложенное на них (вз2).
Шаг 13. Сравните вз1 и вз2. Если вз1 больше или примерно равно, то ваше планирование реалистично. Если наоборот, то необходимо отказаться от каких-либо задач, поскольку их выполнить невозможно. Правда, можно повысить свою продуктивность, но тогда советую сначала запланировать именно это.
Шаг 14. Проведите ревизию плана, т.е. пересчитайте временные затрат еще раз.
Шаг 15. Визуализируйте в наиболее удобном для вас виде итоговый вариант плана.
P.S. В рамках тренинга шаги с 1-го по 13-й мы выполняли за 4,5 часа с перерывом и обсуждениями.
На самых важных шагах позднее остановлюсь подробнее.
Готова ответить на все вопросы. Если вам «на глаз» кажется, что это задание выполнить не реально, то ваши ощущения для меня это не аргумент, поскольку оно и мною, и участниками моих тренингов выполнялось неоднократно.
Данная информация вызвала яркий протест? Советую прочитать вот этот пост.