15 шагов для разработки реалистичного годового плана. Шаг 3
В продолжение своего поста о реалистичном годовом планировании предлагаю более подробно рассмотреть очень важный шаг 3.
Шаг 3. Ежедневные задачи.
Здесь мы записываем те задачи, которые выполняются ежедневно в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПОРЯДКЕ и, как правило, не записываются. То есть они есть в нашей голове, мы их не забываем, но в итоге не закладываем на них время в течение дня, а потом удивляемся, почему не успели делать все остальное. Эти задачи мы называем текучкой или рутиной.
Я предлагаю эти задачи записывать. Если делать это от руки каждый день вам лень/не нравится/жалко времени, то их легко можно распечатать и указать, сколько времени на них заложено. Или для этой цели использовать электронный планировщик, в котором завести нужную категорию. Главное, чтобы временные затраты, которые на них идут, вы обязательно учитывали при планировании дня. Я предпочитаю в настоящее время их записывать, поскольку таким образом настраиваюсь на работу. Это в тайм-менеджменте называется якорь.
Кроме того, именно сюда я записываю те дела, которые соответствуют моим задачам на год. Что это может быть? Например, ежедневная йога-зарядка, или 60 приседаний, или чтение. Проверено на практике, если именно эта задача не записана, то скорее всего в условиях цейтнота она и не будет сделана.
Прошу не путать ежедневные задачи с расходами. Их мы уже выявили в шаге 2.
Пример ежедневных задач вы можете увидеть на рис. 1.
Рис.1
В качестве примера я заложила свои задачи и расходы на них. У вас список таких задач может быть больше/меньше и по количеству, и по временным затратам.
После того, как вы их подсчитаете расходы на текучку, то вычитаете полученное значение из того количества времени, которое осталось от рабочего дня после вычета «временных расходов».
Поскольку у меня нет таких расходов, как болтовня с коллегами (я работаю дома), в социальных сетях я общаюсь в основном по работе ( задача по проверке почты) и личные звонки обычно отдельно планируются в силу специфики моей работы, то я беру цифру 7 часов (см. пост о шаге 2.)
Итак, из 7 часов я вычитаю 3 часа. Итого на все остальные задачи у меня остается 4 часа. Из них 1 час я закладываю на форс-мажор.
Таким образом, в среднем в течение года я должна планировать дополнительно 3 часа рабочего времени. Вот так-то!
Конечно, форс-мажор остается в большинстве случаев. Поэтому у меня в списке всегда есть дела, которые относятся к категории «кайрос», т.е. будут выполнятся тогда, когда на них есть время.
Предвижу любимую реплику: «Если дело записывать в кайрос, то оно так и не будет выполнено». Рано или поздно любое дело будет записано для выполнения в те самые оставшиеся 3 часа.
Конечно, на первый взгляд, три часа это ужасающе мало. Как же увеличить это время?
Реально это возможно путем более быстрого выполнения ежедневных задач, их сознательно невыполнения в дни серьезных мероприятий и продумывания выполнения всех остальных. Но об этом буду рассказывать позже.
Продолжение следует.
Шаг 3. Ежедневные задачи.
Здесь мы записываем те задачи, которые выполняются ежедневно в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ ПОРЯДКЕ и, как правило, не записываются. То есть они есть в нашей голове, мы их не забываем, но в итоге не закладываем на них время в течение дня, а потом удивляемся, почему не успели делать все остальное. Эти задачи мы называем текучкой или рутиной.
Я предлагаю эти задачи записывать. Если делать это от руки каждый день вам лень/не нравится/жалко времени, то их легко можно распечатать и указать, сколько времени на них заложено. Или для этой цели использовать электронный планировщик, в котором завести нужную категорию. Главное, чтобы временные затраты, которые на них идут, вы обязательно учитывали при планировании дня. Я предпочитаю в настоящее время их записывать, поскольку таким образом настраиваюсь на работу. Это в тайм-менеджменте называется якорь.
Кроме того, именно сюда я записываю те дела, которые соответствуют моим задачам на год. Что это может быть? Например, ежедневная йога-зарядка, или 60 приседаний, или чтение. Проверено на практике, если именно эта задача не записана, то скорее всего в условиях цейтнота она и не будет сделана.
Прошу не путать ежедневные задачи с расходами. Их мы уже выявили в шаге 2.
Пример ежедневных задач вы можете увидеть на рис. 1.
Рис.1
В качестве примера я заложила свои задачи и расходы на них. У вас список таких задач может быть больше/меньше и по количеству, и по временным затратам.
После того, как вы их подсчитаете расходы на текучку, то вычитаете полученное значение из того количества времени, которое осталось от рабочего дня после вычета «временных расходов».
Поскольку у меня нет таких расходов, как болтовня с коллегами (я работаю дома), в социальных сетях я общаюсь в основном по работе ( задача по проверке почты) и личные звонки обычно отдельно планируются в силу специфики моей работы, то я беру цифру 7 часов (см. пост о шаге 2.)
Итак, из 7 часов я вычитаю 3 часа. Итого на все остальные задачи у меня остается 4 часа. Из них 1 час я закладываю на форс-мажор.
Таким образом, в среднем в течение года я должна планировать дополнительно 3 часа рабочего времени. Вот так-то!
Конечно, форс-мажор остается в большинстве случаев. Поэтому у меня в списке всегда есть дела, которые относятся к категории «кайрос», т.е. будут выполнятся тогда, когда на них есть время.
Предвижу любимую реплику: «Если дело записывать в кайрос, то оно так и не будет выполнено». Рано или поздно любое дело будет записано для выполнения в те самые оставшиеся 3 часа.
Конечно, на первый взгляд, три часа это ужасающе мало. Как же увеличить это время?
Реально это возможно путем более быстрого выполнения ежедневных задач, их сознательно невыполнения в дни серьезных мероприятий и продумывания выполнения всех остальных. Но об этом буду рассказывать позже.
Продолжение следует.