Больше чем бизнес

freedom

Больше чем бизнес_38

Dec 25, 2014 14:38

...То есть Оля и Наташа - это были два очень важных и ценных человека в компании. Даже не финансист, не юрист, не кто-то ещё, а реально вот эти две девочки.

В отношении внутренних коммуникаций в ГК ЛЕО было очень много сделано всего правильного - как положено, как в книжках умных написано.

Возьмём совещания. Если ты сидишь на мозговом штурме четыре часа подряд, эффективности от такого сидения будет ноль. Потому что ровно через 45 минут мозг уже ничего не соображает. Обязательно нужно прерываться - не просто позу поменять, а пройтись, подышать, выпить кофе, съесть конфетку. Поэтому мы всегда проводили совещания с кофе-брейками.

Во время таких пауз, можно, кстати, и на свои пропущенные звонки ответить. Почему «на пропущенные»? Потому что, если вы пришли на совещание, то все телефоны должны быть выключены! А ещё лучше - сложить все телефоны в коробку на входе в конференцзал, крышкой закрыть, отдать секретарю. Посовещались. Вышли. Разобрали телефоны. Разошлись делать свои дела.

У вашего руководителя минута рабочего времени может стоить 10 тысяч долларов. А вы - и 3 баксов в час не зарабатываете. И что? Будете тратить чужое время своим телефонным разговором? Подстраивайтесь! Не нравится? Идите в другое место и там тратьте чужое время!

Вы, когда приходите в театр или в кинотеатр, вы же выключаете телефон, если вы приличный человек, правда? Потому что если в зале сидит 500 человек, и у одного что-то зазвенело, да ещё если он начинает отвечать на этот звонок - это же элементарное неуважение к остальным 499-ти зрителям. Вышли вы из зала и общайтесь сколько хотите!

Дальше. После каждой нашей встречи или совещания каждый участник получал контакт-репорт А4 формата, в котором были обозначены все участники с номерами телефонов, тема встречи, достигнутые соглашения, ответственные лица, дедлайны и тд.

К этому формату людей приходилось приучать так же, как обычно приучают ребёнка к хорошим манерам: чтоб не пукал при других, чтобы говорил «спасибо» и «пожалуйста», чтобы уступал место в транспорте и так далее…

Когда люди ко всему приучены или, как я обычно говорю, «перекрашены», им уже не надо по сто тыся раз объяснять одно и то же. Они дисциплинированы. Работают слаженно, как шестерёнки в часах, и время расходуется гораздо более эффективно.

Например, с разношёрстной командой совещание по скайпу или по конференц-связи не проведёшь - получится базар и бестолковщина. А с «правильно воспитанными» сотрудниками, которые понимают логику происходящего, всё получается легко и быстро.

Модерируешь совещания чаще всего сам, но иногда можно кому-то и поручить. А дальше все стандартно: перекличка, объявление темы, обсуждение, выводы.

О: Вася, ты тут?
В: Тут.
О: Маша на месте?
М: На месте.
О: А Саша здесь?
С: Здесь.

О: Сегодня поговорим о бла-бла-бла.

О: Вася, что у тебя есть по этому вопросу?
В: Бла-бла-бла.
О: Маша, что ты можешь добавить?
М: Вяк-вяк-вяк.
О: Саша, что ты думаешь о сложившейся ситуации?
С: Эээ… Бээ… Мээ…

Далее резюмируешь, подводишь итоги, назначаешь ответственных, ставишь сроки исполнения. И вперёд. Никакого лишнего базара, никакого пустого расходования времени. Всё четко, понятно, конструктивно.

Но этому своих людей надо учить. Учить всех и каждого. Поголовно. Когда я принимал людей на работу, и они присылали резюме, уже сразу было понятно - сколько труда и собственного времени придётся в них вкладывать! 99,9% соискателей, присылая резюме, тему в письме пишут как попало, в теле письма вообще ничего не пишут… приложили файл и всё, фотография есть - и на том спасибо. Ну, что это такое?

Тема у письма обязательно должна быть. Иначе как потом в потоке почты найти нужное сообщение? Два часа рыться и терять драгоценное время? О какой эффективности можно говорить в этом случае?

В теле письма обязательно нужно какую-то «сопроводиловку» оставить: «Вася, привет! Ты просил документ такой-то. Высылаю. Сообщи о времени исполнения. Спасибо!»

Тут ещё что важно? Письмо это или смс, надо обязательно подтверждать получение. Даже если этого не требуется. Получил. Прочитал. Напиши в ответ хотя бы «ок», чтобы человек знал, что ты его услышал, и спокойно ждал бы твоей дальнейшей реакции, а не перезванивал тебе двадцать раз: «Получил? Прочитал? Ну, ты это… ответь чего-нибудь по делу…»

Это почти никто не делает. Почти никто и никогда. Но все, кто со мной или у меня работали когда-либо, делают это всегда. Потому что приучены.

Но сильнее всего, когда я начал заниматься бизнесом, меня убивали праздничные смс-рассылки. Прямо наповал! Как какой-нибудь Новый год или другой праздник, сразу начинают сыпаться такие баяны, что просто хочется разбить телефон о голову того, кто это рассылает, а лучше вычеркнуть такого человека из своей телефонной книги и из жизни и никогда больше с ним не общаться. Потому что подобные поздравления - это элементарное неуважение.

Я считаю, надо или не поздравлять совсем, или делать это с уважением. Для этого, как минимум, всегда надо обращаться к человеку по имени.
«Вася, привет...»
«Уважаемая Елена...»
«Александр, приветствую...»
Если пишу какому-то крутому перцу, тогда имя и отчество:
«Сергей Геннадиевич, добрый день. Нарушая традиции смс-рассылок, пишу своими словами. Поздравляю с Новым годом, Рождеством Христовым и Старым новым годом. Желаю Вам всего самого прекрасного! Чтобы наступающий год был хотя бы чуточку лучше, чем уходящий. Не болейте, почаще улыбайтесь. Сердечно обнимаю, Олег Сергеевич»

Во времена ГК ЛЕО у меня в телефоне было около 1400 контактов. Каждый Новый год я стирал пальцы в кровь, чтобы лично всех поздравить. И во все остальные праздники тоже.

А люди… они почему так не делают? Потому что они просто не приучены к такому вниманию, не ждут такого уважительного отношения к себе. Они даже не представляют, что такое возможно.

Мне рассказывали, как один из сотрудников-новичков был в шоке от обычного Новогоднего поздравления:
«Я когда пришел в ЛЕО, мне выдали корпоративный телефон, который до меня был у какого-то Александра. А я тоже Александр. И тут как раз Новый год. И мне приходит смс: «Уважаемый, Александр! Желаю всех благ в Новом Году! Спасибо за Вашу работу!» И подпись такая БарминОС.
Жесть! Что делать? Ответить? Не ответить? А вдруг он это не мне написал, а другому Александру? А если всё-таки мне, а я не отвечу… что он тогда подумает? Промучился все выходные. Пришёл на работу, рассказываю коллегам: так, мол, и так. На меня все как накинутся: «И ты не ответил? Ну, ты идио-о-от!!!»

Всем своим сотрудникам я вообще постоянно смс-ки отправлял. Бывало до мероприятия какого-то напишу: «…не забудьте, встречаемся там-то и там-то в такое-то время, не опаздывайте, добраться лучше вот таким-то способом…» Да ещё после мероприятия напишу: «…спасибо за участие, было здорово, надо как-нибудь ещё раз повторить!» Каждому персонально. А в КГ ЛЕО в период расцвета полтысячи человек работало…

С культурой телефонного общения то же самое.
В ЛЕО все знали, что если звонок по какой-то причине сорвался во время разговора, то перезванивает тот, кто звонил изначально. А то сколько раз наблюдал: начинают звонить друг другу беспорядочно, в результате у обоих занято, теряется драгоценное время.
Точно так же все знали, что если на звонок не ответили после 5-6 гудка, то нужно сбросить набранный номер. Человек занят, освободится, увидит неотвеченный звонок и перезвонит.

Здесь же нужно сказать пару слов об информационной безопасности.
Все мы пользуемся почтой, соц.сетями, пересылаем фотографии, видео, таблицы, презентации и т.д. Всем нам всегда говорят о том, что пароли надо придумывать умные, не использовать слова sex, love, god и бла бла бла. Мы смотрели сотни фильмов, в которых злобные хакеры воруют дорогущую информацию, рушат сервера и устраивают техногенный конец света.

И всё равно мало кто достаточно серьёзно относится к этим вопросам. Особенно если ещё ни разу не обжигался, думаешь, что да-да-да, конечно, информацию надо беречь… но все эти коллапсы происходят «там у них», а «здесь у нас» ничего не произойдет!

Как любой бизнесмен, я вел ряд переговоров, переписываясь через свою почту. А потом вдруг в один прекрасный - или точнее ужасный - день у меня сорвалась одна из сделок... Общие потери сложно оценить, скорее всего они составили не менее 20.000.000 рублей.

И всё почему? Потому что я как-то раз зашёл к одному из своих директоров, попросил помочь настроить аутлук, а пароль после этого не сменил. А эта хлюшевая пуйня мой пароль запомнила и...

Оказалось, что после моего ухода, он настроил программу, которая около 80ти раз в день автоматически заходила ко мне в почту и скачивала все обновления. Потом он что-то там проанализировал и с левого почтового ящика отправил письмо туда, куда ему было выгодно. Естественно, в своих собственных интересах.

А я тоже был уверен, что со мной никогда ничего подобного не произойдёт, потому что это «там у них», а не «здесь у нас». Вот такая тупая история.

С тех пор было сделано множество выводов:
1. Пароли надо менять регулярно. Не реже 1 раза в месяц.
2. Они должны иметь какой-то смысл. Чтобы даже после выхода из комы вы могли бы их вспомнить. Например. Выбираем названия столиц мира, прикручиваем к ним фразу «wanttobethere» и цифры «999» «111» «222» итд, которые меняются местами по вашему усмотрению. Получается - londonwanttobethere222. Через месяц меняем на milanwattobethere777 и тд.
3. Не пользоваться распространёнными ящиками, все они взламываются на раз-два-три, даже детьми.
4. Не использовать ICQ для переговоров, потому что Аська элементарно считывается теми, кому это нужно. Лучше использовать skype.
5. Не ставить один и тот же пароль на разные программы.
6. Делать копии всего, чего только можно и хранить на разных носителях, чтобы однажды информация не оказалась безвозвратно потерянной.
7. Никогда (НИКОГДА!) не писать ПАРОЛЬ на бумажку, и не приклеивать эту бумажку на МОНИТОР и не класть эту бумажку под КЛАВИАТУРУ! У меня вся бухгалтерия так делала, и отделы продаж и все остальные. Я их чуть не поубивал за это, когда обнаружил.
8. Никогда не складывать пароли в почту.
9. Всегда блокировать компьютер, когда отходишь от него даже на минуту. Когда заканчиваешь работу с приложением, всегда закрывать его. Поработав на чужом компьютере, всегда выходить из программ и запускать их ещё раз, чтобы убедиться, что пароль с логином обнулились.
10. Никогда не давать браузерам заполнять информацию за вас самих.

И, кстати, если девочки думают, что для них это не важно, а важно только для мужиков-бизнесменов, вы глубоко ошибаетесь! Вспомните о своей лучшей подруге и представьте на минуту, что она собралась увести у вас мужика… или просто сделать вам маленькую гадость хотя бы по той простой причине, что вам живётся лучше, чем ей. Она с легко проникнет в вашу почту и устроит там джага-джагу, ну, или на худой конец всё там сотрёт или поменяет пароли. Потому что настоящая дружба встречается редко, а женская настоящая дружба не встречается вовсе.
Так что берегите информацию!

Это совсем не жесткие рекомендации на самом-то деле. У меня были одни правила, у вас могут быть совершенно другие. Очень важно, чтобы внутри компании правила были едиными. Это позволит всем сотрудникам быстро понимать друг друга, в результате чего возрастёт общая эффективность.
И самое главное - правила должны быть понятными, простыми и логичными, только тогда они будут работать.

Со временем в ГК ЛЕО появилась так называемая «Книга сотрудника ЛЕО». Кажется, что сделать такую книгу просто, но у нас на это ушёл не один год. Это была подробнейшая инструкция, в которой было прописано абсолютно всё, даже то, что отвечая на телефонный звонок, сотрудники должны улыбаться, потому что человек на том конце чувствует эту улыбку в голосе собеседника и реагирует соответственно!

Сейчас это самый настоящий раритет, который некоторые из бывших сотрудников хранят как зеницу ока…

моя книга